Zusammenführung der Unternehmensbereiche Geschäftsreisen und Firmenveranstaltungen

Die Fachabteilungen Veranstaltungsorganisation und Geschäftsreisemanagement sind zwei kostenintensive Unternehmensbereiche mit hohem Konsolidierungspotenzial. Voraussetzung für die Kosten und Prozess optimierende Zusammenführung beider Bereiche ist die Umsetzung operativer, rechtlicher und technischer Grundlagen, was bisher noch keinem Unternehmen ganzheitlich gelungen ist. Mit der Einführung eines zukunftsweisenden und bis dato einzigartigen, konzernweiten und strategischen Konsolidierungskonzepts übernimmt die GEA Group im Reise- und Veranstaltungssegment jetzt eine Vorreiterrolle.

In Kooperation mit dem Softwareanbieter für Unternehmensreisedaten NP4 und dem Veranstaltungsspezialisten Intergerma hat die GEA Group, einer der weltweit größten Systemanbieter für die verarbeitende Industrie, ein innovatives strategisches Konsolidierungskonzept für die Zusammenführung der konzernübergreifenden Bereiche Geschäftsreisen und Veranstaltungen entwickelt. Das neuartige Konzept ist bislang einzigartig in der deutschen Unternehmenslandschaft und somit ein Meilenstein in der Reise- und Veranstaltungsbranche. Erstmals können Kennzahlen aus den Bereichen Business Travel und MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Events) auf einer Plattform ganzheitlich konsolidiert und ausgewertet werden. Damit ist es dem strategischen Travel Management künftig möglich, Rahmenverträge mit Leistungsträgern nicht nur auf Basis konsolidierter Geschäftsreisedaten zu verhandeln, sondern auch das konkrete Volumen des Veranstaltungsbereichs einfließen zu lassen.

Zielsetzung und operative Umsetzung

Im Visier des strategischen Konsolidierungskonzepts der GEA Group stehen die Aufdeckung von Optimierungspotenzialen und von Bedarfsträgern im Unternehmen, die Bündelung des Einkaufsvolumens und der Leistungsträger sowie die Zentralisierung der Unternehmensbereiche Geschäftsreisen und Veranstaltungen nebst Einführung eines einheitlichen Reporting-Systems. Zur Prozess-Steuerung und -Optimierung wird die bestehende Reiserichtlinie durch eine umfassende Veranstaltungsrichtlinie ergänzt. Darin enthalten sind Standards für die Abwicklung von Firmenveranstaltungen wie Stornobedingungen, Einsatz von Zahlungsmitteln und die Verwendung von einheitlichen Vorlagen. Zudem ist der Einsatz eines webbasierten Teilnehmer-Management-Systems in der Veranstaltungsrichtlinie fixiert. Durch die in Echtzeit konsolidierten Teilnehmerdaten sollen der Anmeldeprozess und die Kontingentverwaltung optimiert und die No-Show-Rate minimiert werden.

Um für die neuen Vorgaben zur Geschäftsreise- und Veranstaltungs-Konsolidierung konzernweite Akzeptanz bei Bedarfsträgern und Buchern zu generieren, werden die Prozesse permanent auf ihre Praktikabilität überprüft, Mitarbeiter mit Buchungsverantwortung in einen kontinuierlichen Dialog eingebunden, Mehrwerte für die Bedarfsträger geschaffen sowie Workshops und Roadshows im Unternehmen veranstaltet.

Technische Voraussetzungen

Damit die Daten der individuellen Firmenreisen mit denen der Firmenveranstaltungen zusammengeführt werden können, müssen die Veranstaltungsbuchungen auf die einzelnen Teilnehmer herunter gebrochen werden. Hier kommen das Teilnehmer-Management-System sowie das Reporting Tool „Analytics“ von Intergerma zum Einsatz. Rund 100 geprüfte Kennzahlen werden ausgewertet und als Basis für die Konsolidierungsmaßnahmen zur Verfügung gestellt. Alle teilnehmerbezogenen Reisedaten werden dann an die Reporting-Plattform „TD Chart“ von NP4 geliefert. Diese Schnittstelle bildet die Basis für die gemeinsame Auswertung aller Buchungsdaten. Durch die von Intergerma gelieferte hohe Datenqualität und die Informationstiefe können die Teilnehmerdaten von Veranstaltungen optimal in das bestehende Reisedatensystem von NP4 integriert und gleichzeitig für die Anforderungen der Unternehmenssicherheit genutzt werden. Damit wird gewährleistet, dass alle Mitarbeiter auf einer Dienstreise oder bei einer Veranstaltungsteilnahme weltweit lokalisiert werden können.

Strategische Nachhaltigkeit

Nach erfolgreicher Implementierung des Konsolidierungskonzepts in Deutschland sollen Pilotländer in Europa folgen, bevor eine strukturierte Anbindung aller Länder erfolgt. Langfristiges Ziel ist die Integration eines weltweit konsolidierten Reportings für Geschäftsreisen und Veranstaltungen, um somit die Volumenbündelung beider Bereiche im strategischen Travel Management international besser steuern zu können.
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Bildrechte: GEA Group

Weitere Informationen unter:
http://www.pr-schacker.de

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