Weltweite Visitenkartenproduktion mit dem Visitenkarten Manager

Als Fallstudie wird über die Implementierung des Visitenkarten Managers bei Seco Tools AB aus Fagersta, Schweden, berichtet. Seco Tools ist ein führender Anbieter für Lösungen im Bereich Metallzerspanung. Das Unternehmen beschäftigt weltweit über 5.500 Mitarbeiter und ist in über 60 Ländern aktiv. Seco Tools Werkzeuge werden unter anderem in Europa, Asien und Amerika produziert. Zahlreiche regionale Vertriebsbüros erweitern den großen Visitenkarten-Bedarf.

Das dataroom Team aus Wiesbaden entwickelte für Seco Tools eine web-basierte Lösung, die jeder einzelne Mitarbeiter in seinem Webbrowser aufrufen kann. „Das Wichtigste ist natürlich, dass das System super-leicht zu bedienen ist“, erzählt Alexander McCullagh, Software-Entwickler bei dataroom, „die Mitarbeiter bei Seco Tools müssen in drei schnellen Schritten zur eigenen Visitenkarte kommen.“

Seco Tools stellt in seinem Visitenkarten Manager alle Corporate Design-konformen Vorlagen bereit. Es gibt eine internationale Vorlage in Englisch – zusätzlich gibt es über 70 nationale Vorlagen in eigener Landessprache, in denen auch asiatische Schriftzeichen abgebildet werden können.

Jeder Mitarbeiter kann sich mit einem Passwort sicher anmelden. Dann kann er sofort die Kontaktdaten für seine Visitenkarten eingeben und auswählen, ob er eine internationale oder eine landeseigene Visitenkarte benötigt. Die Vorschau seiner Karte wird angezeigt. Sie kann jetzt direkt bestellt werden. Sofern ein Mitarbeiter dennoch Schwierigkeiten bei der Bedienung hat, kann er sich ein kurzes Video-Tutorial anschauen. Dort wird die Bedienung Schritt für Schritt erklärt.

Mit dem Bestell-Button wird automatisch das druckfertige PDF generiert. Die ökonomische Produktion der Visitenkarten erfolgt in fest ausgewählten, aber lokalen Druckereien. Seco Tools hat regionale Administratoren ernannt, die den Druckereibetrieb auswählen. Gleichzeitig können die Administratoren vor Drucklegung die Visitenkarten prüfen, um sicherzustellen, dass keine falschen Daten eingegeben wurden.

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