Topcom und Ricoh realisieren für H.C. Starck eine neue Unified Messaging-Gesamtlösung

Düsseldorf, 13. April 2010. Vornehmliches Ziel der H.C. Starck-Gruppe war die Optimierung des Druck- und Dokumentenmanagements. Im Rahmen des neuen Lösungsansatzes sollte auch die bestehende Unified Messaging-Lösung, am Standort der Zentrale in Goslar, abgelöst werden. Das neue Unified Messaging-System sollte redundant auf VMWare installiert werden und modular aufgebaut sein, um später weitere Anbindungen (SAP oder Voice) nutzen zu können. Die zukünftige Anbindung sollte außerdem standortübergreifend auf internationaler Ebene realisierbar sein.

Im Rahmen der technischen Konzepttage wurden die IT-Umgebung und die Output-Infrastruktur des Unternehmens genau analysiert. In der Vergangenheit sind viele verschiedene Output-Systeme und Systemlösungen angeschafft worden, die zu einer heterogenen Druckinfrastruktur geführt haben. Die anschließende Auswertung der gewonnenen Daten zeigte ein großes Optimierungspotenzial. Ziel der neuen Gesamtlösung war die Integration von 85 Multifunktionssystemen (MFP) mit einem monatlichen Faxvolumen von rund 30.000 Dokumenten und die Anbindung von 1.200 Lotus Notes Usern. Die bisherige Lösung sorgte für hohe Gesamtbetriebskosten und eine intransparente Kostenstruktur. Auch bei der internen IT-Organisation können Betriebsaufwände mit dem neuen Konzept reduziert werden.

Um den Kundenanforderungen gerecht werden zu können, haben Ricoh und Topcom sehr eng zusammengearbeitet. Bei der Realisierung wird ein Unified Messaging-System von Topcom in den Workflow integriert. Auf Basis der ausgewerteten Analysedaten erfolgte eine Optimierung des Druck- und Datenmanagements durch Ricoh Deutschland.

Die Lösung sieht ein dezentrales Kommunikationskonzept bei einer zentralen Administration vor. Bestandteil des Unified Messaging-Systems ist die Integration von leistungsfähigen Multifunktionssystemen von Ricoh, die zunächst über das lokale Netzwerk (LAN), später auch über das Weitverkehrsnetzwerk (WAN), angebunden werden. Mit der neuen Lösung können die Mitarbeiter Faxe und Sendebestätigungen direkt an ihrem PC via E-Mail oder am MFP senden und empfangen. Dedizierte Faxkarten sind nicht mehr nötig und auch die Anbindung über analoge Telefonleitungen ist überflüssig geworden. Eine redundante Tandem-Auslegung des Systems mit einem Primary- und einem Secondary Server macht die Lösung zu einem hochverfügbaren, fehlertoleranten und ausfallsicheren Kommunikationssystem. Sollte einer der Server ausfallen, wird dies automatisch sofort erkannt und alle Funktionen werden vom jeweils anderen Server übernommen. Teil des Projektes ist außerdem die Monitoring Lösung von Topcom. Um das System selbständig administrieren und überwachen zu können, wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von H.C. Starck durch Topcom umfassend geschult. Zu den Vorteilen dieses Systems zählen deutliche Kosteneinsparungen, weniger Papierverbrauch und Zeiteinsparung durch beschleunigte Prozesse. Die zentralisierte Dokumentation und Archivierung des Faxverkehrs vereinfacht die Erfüllung der Sicherheits- und Compliance-Anforderungen erheblich.

Ricoh Deutschland hat auf Basis der Analyseergebnisse eine individuelle Lösung für das Druck- und Dokumentenmanagement entwickelt. Um den Betriebs- und Administrationsaufwand zu minimieren, wurde zunächst eine einheitliche Druckinfrastruktur geschaffen, bestehend aus ca. 270 Druckern und MFP. Viele der Aufgaben die vorher über Einzelsysteme abgewickelt wurden, werden nun an zentralen Stellen auf leistungsstarken MFP von Ricoh gebündelt. Die Anbindung der MFP an den Kofax Communication Server von Topcom wird technisch durch den Einsatz von Java realisiert. Für alle Systeme steht ein kundenspezifisch angepasster Startbildschirm zur Verfügung.

Die Optimierung hat zu verbesserter Produktivität, höherer Nutzerzufriedenheit und zu einer deutlichen Kostenreduktion geführt. Außerdem konnten im Bereich der internen IT-Organisation die Betriebsaufwände reduziert werden. „Wir hatten uns mit der Ablösung unserer existierenden Unified Messaging-Lösung ein wirklich großes Projekt mit hohen Zielsetzungen und Vorgaben vorgenommen. Mit Topcom und Ricoh haben wir Partner gefunden, die zu jeder von uns gewünschten Anforderung eine überzeugende Lösung anbieten konnte und auch während des Projektes äußerst flexibel auf Änderungen reagierten. Das neue System läuft nun seit einigen Monaten stabil und wir sind äußerst zufrieden mit den Ergebnissen. Die Zusammenarbeit war reibungslos und auch die zeitlichen Vorgaben wurden erfüllt. Wir fühlen uns professionell unterstützt und planen schon heute, das System weiter auszubauen.“ Alwin Großekatthöfer, Director ICT Corporate Infrastructure bei H.C. Starck.

Highlights des Projekts:
• Rightsizing der Infrastruktur im Bereich der Bürokommunikation. Stärkerer Fokus auf leistungsstarke Multifunktionssysteme und Lösung
• Hochverfügbares, fehlertolerantes und ausfallsicheres Kommunikationssystem
• Das dezentrale Kommunikationskonzept ist modular aufgebaut und jederzeit erweiterbar
• Senden und Empfangen von Faxen wahlweise am PC via E-Mail oder am MFP möglich
• Kostensenkung durch weniger Wartung und geringeren administrativen Aufwand (z.B. geringere Druck- und Papierkosten, Wegfall dedizierter Faxkarten, keine analogen Amtsleitungen und Telefonnebenstellen, Zentrale Verwaltung, Monitoring und Archivierung der Faxkommunikation)
• Compliance- und sicherheitskonforme Integrationslösung für MFP

Kontakt:
Birgit Kartscher
Topcom Kommunikationssysteme GmbH
Alt-Pempelfort 15 • 40211 Düsseldorf
Tel. 0211/1746-0 • Fax 0211/1746-222
info@topcom-group.de • www.topcom-group.de

Ãœber H.C. Starck

Die H.C. Starck-Gruppe ist ein weltweit führender Anbieter von Hochschmelzenden Metallen und Technischer Keramik und bedient aus eigenen Produktionsstätten in Europa, Amerika und Asien wachsende Industrien wie Elektronik, Chemie, Automotive, Medizintechnik, Luft- und Raumfahrt, Energie- und Umwelttechnik sowie Maschinen- und Werkzeugbau. H.C. Starck beschäftigt fast 3000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit.

Ãœber Topcom

Topcom bietet maßgeschneiderte Kommunikationslösungen, die sämtliche geschäftskritischen Prozesse mit allen wichtigen Kommunikationsmedien verbinden. Dazu erweitern wir bestehende IT-Systeme mittels SMTP-, Voice-, SMS-, Fax-, XML- und EDI-Technologie und stellen so die Kommunikationsfähigkeit der vorhandenen IT-Infrastruktur sicher.

Um mittelständische und große Unternehmen beim Optimieren ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen, setzen wir sowohl standardisierte Software als auch branchenfokussierte Lösungen ein. Wir schaffen die Voraussetzungen für einen reibungslosen internen und externen Informationsaustausch ihrer Geschäftsprozesse, unabhängig von Medienformaten, Applikationen oder eingesetzter Hardware.

Die Zentrale unseres bundesweit tätigen Unternehmens befindet sich in Düsseldorf, wir verfügen über Niederlassungen in Hamburg, Berlin und Stuttgart.

www.topcom-group.de

Ricoh im Kurzprofil

Die Ricoh Deutschland GmbH mit Hauptsitz in Hannover ist ein führender Lösungsanbieter für digitale Bürokommunikation, Produktionsdruck und unternehmensweites Druck- und Dokumentenmanage¬ment. Das Portfolio umfasst Hardware- und Softwarelösungen, Produktionsdrucklösungen, professionelle Service- und Supportdienstleistungen und branchenbezogene Unternehmensberatung (Office Consulting Services) mit dem Ziel der Kosten- und Prozessoptimierung.

Ricoh Deutschland ist ein Tochterunternehmen des japanischen Global Players Ricoh. Ricoh ist mit rund 108.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 21 Mrd. USD (Stand: März 2010) ein weltweit führender Anbieter für digitale Bürokommunikation und Produktionsdruck. In Deutschland beschäftigt Ricoh rund 2.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist neben seiner Hauptverwaltung bundesweit mit zehn Business & Service Centern und fünf Sales Offices vertreten.

www.ricoh.de

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