Schlechte Zahler – Welche Möglichkeiten gibt es für mittelständische Unternehmen?

Im Geschäftsleben sollte idealerweise ein ausgewogenes Verhältnis von Leistung und Gegenleistung herrschen: Eine Partei erbringt eine Leistung, die andere vergütet diese entsprechend. Doch nicht immer laufen die Dinge wie geplant. Zahlungsverzögerungen oder -ausfälle seitens der Geschäftspartner können schnell zu einer Belastung für Ihr Unternehmen werden, den reibungslosen Betriebsablauf stören und finanzielle Schwierigkeiten nach sich ziehen. Um solchen Herausforderungen effektiv zu begegnen und die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens zu gewährleisten, ist es entscheidend, präventive Strategien zu entwickeln und ein effizientes Forderungsmanagement zu etablieren.

Kernelemente eines effektiven Forderungsmanagements

Erfolgreiches Forderungsmanagement umfasst weit mehr als das Versenden von Mahnungen. Es erfordert strategische Überlegungen zu den Zahlungsmodalitäten, die Sie Ihren Kunden anbieten, einschließlich der Möglichkeit, Skonti zu gewähren, um Zahlungseingänge zu beschleunigen. Eine gut organisierte Buchhaltung, die ständigen Überblick über offene Posten bietet, ist ebenfalls entscheidend.

Im Geschäftskundenbereich (B2B) ist es üblich, Waren und Dienstleistungen auf Ziel zu liefern. Hier können Sie durch präventive Maßnahmen, wie Vorkasse von Neukunden oder Anzahlungen bei großen Aufträgen, Ihr Risiko minimieren. Bei Geschäften mit Privatkunden hilft die Einführung verschiedener Zahlungsmethoden und die Zusammenarbeit mit Zahlungsdienstleistern, die einen Verkäuferschutz bieten, Forderungsausfällen vorzubeugen.

Die Bonitätsprüfung, ob durch renommierte Auskunfteien oder mittels anderer verlässlicher Quellen, spielt sowohl im Onlinehandel als auch im B2B-Bereich eine wichtige Rolle, um sich vor Zahlungsausfällen und Betrug zu schützen. Ein wichtiger Grundsatz ist, Bestellungen stets schriftlich festzuhalten und auf vollständige Kundendaten zu bestehen.

Effizientes Forderungsmanagement in Ihrem Unternehmen

Um Ihre Forderungen effektiv zu verwalten, ist der Einsatz einer leistungsfähigen Finanzbuchhaltungssoftware unerlässlich. Sie unterstützt bei der Rechnungserstellung, überwacht Zahlungseingänge und ermöglicht ein taggenaues Buchen, was wiederum die Erstellung täglicher Offene-Posten-Listen vereinfacht. Korrekte Kundendaten sind das A und O; bei Geschäftskunden sollten Sie Firmierung und Geschäftsunterlagen prüfen.

Ein Missverständnis ist, dass Kunden erst nach drei Mahnungen in Verzug geraten. Stattdessen sollten Rechnungen klare Fristen und Zahlungstermine enthalten, um Zahlungsverzüge zu minimieren. Ein strukturiertes Mahnwesen, das nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, aber dennoch von vielen Unternehmen praktiziert wird, beinhaltet in der Regel fünf Schritte: von der freundlichen Zahlungserinnerung über mehrere Mahnstufen bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren. Jeder Schritt sollte ein neues Zahlungsziel setzen, zunehmend Mahngebühren und schließlich Verzugszinsen fordern sowie die mögliche Übergabe an die Rechtsanwälte Kotz GbR oder ein gerichtliches Mahnverfahren ankündigen. Dabei ist ein höflicher, aber bestimmter Ton in der Kommunikation entscheidend, ebenso wie das Angebot von Lösungen wie Ratenzahlungen für den Kunden.

Wahl zwischen Inkassobüro und Anwalt bei Zahlungsausfällen

Wenn Kunden nicht auf Mahnungen reagieren, stellt sich die Frage, ob man ein Inkassobüro oder einen Anwalt einschalten sollte. Beide können mit dem Einzug offener Forderungen beauftragt werden, allerdings verfügt nur ein Anwalt über die Befugnis, Sie auch vor Gericht zu vertreten. Die Entscheidung hängt wesentlich davon ab, ob es sich um eine bestrittene oder unbestrittene Forderung handelt.

Unbestrittene Forderungen, bei denen der Schuldner die Zahlung ohne Angabe von Gründen verweigert, können effektiv von einem Inkassobüro bearbeitet werden. Im Gegensatz dazu stehen bestrittene Forderungen, bei denen der Kunde Einwände gegen die Ware oder Dienstleistung erhebt, etwa wegen Unzufriedenheit oder mangelhafter Lieferung. In solchen Fällen, die häufig gerichtliche Auseinandersetzungen nach sich ziehen, ist die Beauftragung eines Anwalts die sinnvollere Option.