München, November 2012 – Mit der Komplettlösung aus Dokumentenscanner und Software-Anwendungen lassen sich die Dokumente einscannen, klassifizieren, auslesen, die Ergebnisse gegebenenfalls nachbearbeiten und schließlich die Daten im mitgelieferten Archiv oder in anderen Anwendungen ablegen. Das Rundum-Sorglos-System wächst mit den Anforderungen der Kunden – ob Volumen, Dokumentenart oder benötigte Komponenten – und ist daher besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. „Die automatisierte Verarbeitung eingehender Dokumente bietet hohe Einsparpotenziale und einen schnellen Return-on-Investment“, erklärt Eberhard M. Stahl, Geschäftsführer der SCE Software & Services GmbH. SCE Webseite
Systemausführungen
Den Rechnungsleser gibt es in zwei Versionen: TwS-Invoice-Basic für Rechnungen und Gutschriften sowie TwS-Invoice-Extended für alle gesetzlich relevanten kaufmännischen Belege (Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Mahnung).
TwS-Invoice ist bereits ab ca. 50 Rechnungen pro Tag (125 Images) erhältlich und nach oben beliebig erweiterbar. Bei TwS-Mailroom beträgt der Mindest-Durchsatz 250 Images/Blatt pro Tag. Bei der Lizenzierung der Systeme bleiben die Dokumentenanhänge, die nicht per OCR verarbeitet werden, bzgl. der Verarbeitungsmenge unberücksichtigt. Im Archiv sind diese Anhänge jedoch weiterhin Teil des Gesamtdokuments.
Die Gesamtkosten des Systems richten sich neben den Lizenzgebühren für die Software auch nach dem eingesetzten Scannertyp. Für hochvolumige Anwendungen werden InoTec Hochleistungsscanner der Serie 4×3 präferiert.
Umfassender Workflow
Die einzelnen Hardware- und Software-Komponenten stammen von renommierten DMS-Anbietern. Die Steuerung der Geräte übernimmt der Scanclient TwinScan der SCE Software & Services GmbH, wobei neben Windows- und Mac-Umgebungen auch BSD Unix- und Linux-Betriebssysteme unterstützt werden.
Die nach dem Scannen folgende Dokumentenklassifikation und Datenextraktion erfolgt mit Produkten der Paradatec GmbH. Bei der Klassifikation der Belege werden automatisch die Dokumentengrenzen ermittelt, eine Trennung der Dokumente mittels Patchcode oder anderer Trennverfahren ist nicht erforderlich. Die Paradatec Software extrahiert relevante Kopfdaten entsprechend dem Dokumententyp. Optional ist die Extraktion von Positionsdaten (Tabellen) möglich.
Dabei kommt ein echtes Freiformverfahren zum Einsatz. Die Erkennung der zu extrahierenden Werte findet anhand von Floskeln und Zahlen sowie deren topologischer Zuordnung statt. Werte, die von der OCR nicht mit der definierten Sicherheit erkannt werden, lassen sich mit PROKEY, dem hochperformanten Korrektur-Editor von Paradatec nachbearbeiten.
Am Ende des Prozesses erfolgt der Export der Metadaten sowie Images in Datenbanken, Archivsysteme oder Fach-Anwendungen. Eine Lösung zur revisionssicheren Archivierung der Dokumente ist im Komplettsystem bereits enthalten.
Mehr Produktivität, geringere Kosten
Die Automatisierung von geschäftsrelevanten Prozessen hilft Unternehmen die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und Kosten zu senken.
„Mit TwS-Invoice lässt sich der Aufwand für die Rechnungsverarbeitung halbieren und die Produktivität in der Buchhaltung deutlich erhöhen“, so Eberhard M. Stahl und nennt ein konkretes Beispiel: „Schnellere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsverarbeitung bringen den Unternehmen bares Geld, indem Skonto-Vereinbarungen rechtzeitig in Anspruch genommen werden können“.
Weitere Informationen unter:
http:// www.sce-gmbh.de
Rundum-Sorglos-System für die Dokumentenverarbeitung hinzugefügt von Presse am
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