Prozessbasiertes Anlaufmanagement: Jetzt auch mit Angebotsverfolgung und Vertragsmanagement

Mit den Modulen für die Angebotsverfolgung hat WEISS business solutions (WBS) seine Lösung für das prozessbasierte Anlaufmanagement weiter ausgebaut. Damit startet der Workflow für ein neues „Ramp-up“-Projekt jetzt bereits mit dem Eingang der ersten Anfrage. Bei Auftragserteilung werden die Informationen aus dem Angebot direkt in das jeweilige Anlaufprojekt übernommen. Bis dahin werden alle Änderungen in der Angebotshistorie revisionssicher dokumentiert, so dass das Unternehmen jederzeit einen aktuellen Ãœberblick über die Stati und vor allem auch den Umfang der offenen Angebote hat. Aber nicht nur die offenen Angebote können umfassend überwacht und ausgewertet werden. Auch verlorene Aufträge inklusive der Gründe für die Ablehnung werden dokumentiert und stehen für Auswertungen zur Verfügung. Mit dem neuen Vertragsmanagement ergänzt WBS darüber hinaus sein Portfolio im Bereich „Human Capital Efficiency“. Das neue Modul erlaubt die webbasierte Verwaltung sämtlicher Verträge, angefangen bei Gewährleistungsvereinbarungen mit Kunden über Leasing-, Miet- oder Abonnementsverträge bis hin zu Sonderformen wie etwa Sponsoring-Abkommen. Ãœber die webbasierte Oberfläche können die gescannten Originalbelege direkt aufgerufen werden. Mit Hilfe der hinterlegten Laufzeiten oder Kündigungsfristen können Workflows angestoßen werden, die sicherstellen, das Vertragsverlängerungen oder Kündigungen rechtzeitig erfolgen.

Egal ob offene Angebote oder zu kündigende Verträge: Der jeweils zuständige Mitarbeiter hat seine aktuellen Aufgaben über das zentrale, webbasierte Cockpit jederzeit im Blick. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass keine Fristen versäumt werden und die Bearbeitung termingerecht erfolgt. Die offenen Angebote können auf ganz unterschiedliche Arten ausgewertet werden, beispielsweise nach Jahresumsätzen, Laufzeiten oder Einmalkosten. Dabei ist es möglich, die Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien wie dem zuständigen Vertriebsmitarbeitern oder dem Angebotsstatus zu filtern. Geht ein Auftrag ein, wird das Angebot mit allen Positionen in den Anlaufmanagement-Prozess übernommen. Sobald einzelne Positionen abgearbeitet sind, können diese an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Auf diese Weise ist eine zeitnahe Fakturierung über den gesamten Prozess hinweg garantiert.

Die Lösung wurde auf Basis der Business Process Management-Plattform Xpert.ivy entwickelt. Auf diese Weise können die Prozesse im Anlaufmanagement abteilungsübergreifend aufgesetzt werden – unabhängig davon, welche Software-Lösungen sonst in den einzelnen Fachbereichen im Einsatz sind. Ãœber die einheitliche, webbasierte Benutzerschnittstelle hat das Unternehmen alle laufenden Projekte und Prozesse jederzeit transparent im Zugriff. Mit Hilfe der beiden neuen Module gilt dies nun auch für Informationen wie geplante und entgangene Umsätze sowie für das komplette Vertragswesen.

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