Die Datenflut in Unternehmen wird in den kommenden Jahren weiter ansteigen. Viele Firmen haben sich daher entschieden, ein Dokumenten-Management-System (DMS) zu implementieren bzw. vorhandene zu erweitern. Doch wie sieht es mit der Zukunftsfähigkeit der gewählten DMS-Strategie aus? Ist in ein paar Jahren heute Gutes nicht dann schon eine Antwort von gestern?
Was vor rund 25 Jahren mit Microfish-Archivierung begann, findet sich heutzutage in leistungsfähigen Dokumenten-Management-Systemen wieder. Umfassende ECM-Lösungen (Enterprise-Content-Management) sammeln das Unternehmenswissen in elektronischer Form und bieten Lösungen für den Umgang der täglich wachsenden Informationsflut in allen Unternehmensbereichen. So wird nicht nur Ordnung geschaffen, sondern die Geschäftsprozesse werden darüber hinaus unternehmensweit unterstützt.
Bewährtes hinterfragen, aktuell Gutes auf den Prüfstand stellen
Firmen verändern sich, neue Geschäftsbereiche kommen hinzu, die Datenflut wächst kontinuierlich, Mitarbeiterzahlen steigen, Internet und moderne Kommunikations- und Speichertechnologien kommen vermehrt zum Einsatz und, und, und … Ein System, das den aktuellen Herausforderungen genügt, muss nicht automatisch auch die optimale Lösung für die Zukunft sein.
Zur langfristigen Zukunftsstrategie gehören daher auch Fragen wie: Gibt es Systemfesseln? Kann mein DMS auch in Zukunft Datensicherheit garantieren? Ist mein DMS offen und flexibel genug, sich an geänderte Anforderungen meiner Geschäftsprozesse und meiner IT-Landschaft problemlos anzupassen?
Ein Beispiel: Zu Beginn der 90er-Jahre noch, als leistungsfähige DMS mit digitaler Archivierung für den Mittelstand erschwinglich wurden, waren starre Ordnerstrukturen das Maß aller Dinge. Jeder wollte sie, und heute gibt es sie in vielen DMS auch noch. Lutz Krocker, Branchenexperte und Produktmanager des DMS PROXESS beim Softwarehersteller Akzentum in Rengsdorf/Ww: „Mit dem steten Anhäufen von Dokumenten ist es oftmals illusorisch, die alte Ablagesystematik weiter aufrechtzuerhalten. Je unflexibler die Systeme bei der Nutzung relevanter Ordnungskriterien sind, desto größer sind später die Probleme.“
So gibt es etwa Systeme mit Datenfeldern, die in der Anzahl festgelegt oder in der Benennung unflexibel sind. Wächst die Dokumenten- und Datenflut bzw. kommen neue Geschäftsbereiche im Unternehmen hinzu, sind DMS-Konzepte mit diesen starren Strukturen oft überfordert. Sei es, dass eigene Unternehmen expandiert regional, sei es, dass neue Geschäftsfelder erschlossen werden oder Unternehmensbereiche gekauft bzw. veräußert werden, so ändern sich mitarbeiterbezogene Zugriffs- und Berechtigungskonzepte für die Unternehmensdokumente. Auch müssen bestehende Aktenstrukturen erweitert oder ergänzt werden, indem z. B. neue Ablagekriterien hinzukommen oder Belege in neue Strukturen eingegliedert werden.
Lutz Krocker: „ECM und DMS ist in aller Munde und die Vorteile und der Mehrwert dieser Lösungen sind erkannt. Wir raten den Unternehmen, in jedem Fall zu einem flexiblen, ausbaufähigen und nachhaltigen DMS wie etwa PROXESS mit zukunftssicherer Architektur. Nur ein System, das sich den Veränderungen in der Unternehmensorganisation und den internen Prozessen immer wieder anpassen kann, gewährleistet, dass die vielen Vorteile und Mehrwerte in der Zukunft auch tatsächlich ausgeschöpft werden können.“
Ãœber PROXESS: Auch in Zukunft auf der sicheren Seite
Das Dokumenten-Management-System (DMS) PROXESS der Akzentum GmbH ist ideal für mittelständische Unternehmen, sich für die virtuelle Zukunft in Richtung papierarmes Büro zu rüsten und erhebliche Optimierungspotenziale in den Arbeitsabläufen erschließen zu können. PROXESS ist modular aufgebaut, lässt sich an die Anforderungen des Kunden und dessen Arbeitsprozesse maßgerecht anpassen und wächst mit den Anforderungen:
So etwa mit PROXESS Documents. Das leistungsfähige PROXESS Modul eignet sich hervorragend, um Geschäftsprozesse wie etwa digitale Postbearbeitung, Rechnungsprüfung, Vertragsverwaltung oder die Supportabwicklung zu automatisieren. Mit dem webbasierten System werden Prozesse beschleunigt, automatisiert, und jeder Vorgang bleibt für alle autorisierten Mitarbeiter stets transparent und nachvollziehbar. So fassen digitale Mappen alle Daten eines Vorgangs übersichtlich zusammen. Dabei passt sich PROXESS mit frei definierbaren Workflow-Szenarien dem Unternehmen optimal an und ist aufgrund der Flexibilität kompatibel für alle künftigen Herausforderungen.
Dank wirkungsvoller Sicherheitsmechanismen sind alle bei PROXESS hinterlegten Daten und Dokumente vor unautorisiertem Zugriff von innen und außen sicher geschützt. Mit der neuesten Version PROXESS 5 wurden diese Sicherheitsfaktoren nochmals verfeinert und durch ein dreistufiges Sicherheitskonzept optimiert.
Lutz Krocker: „PROXESS ist ein wahres „Integrationswunder“ und fügt sich problemlos in nahezu alle Serverplattformen und Systemumgebungen wie beispielsweise Fibu-, E-Mail- oder ERP-Systeme ein. Ob client- oder webbasiert – die Recherche ist schnell und komfortabel. Neben dem schnellen ROI beeindruckt PROXESS nicht nur durch Performance, sondern mit den strukturellen Voraussetzungen, sich problemlos an aktuelle und künftige Markt- und Kundenanforderungen optimal anzupassen.“
PROXESS von Akzentum: Geschäftsprozesse für die Zukunft fit machen: hinzugefügt von Presse am
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