Die Vorzüge von elektronischen Akten durch die Vernetzung von relevanten Informationen haben auch im Fuhrparkmanagement Einzug gehalten. So ist es möglich, die gesamte Historie eines Fahrzeuges in kürzester Zeit in elektronischer Form zusammenzustellen.
Waren in der Vergangenheit Papierakten mehr oder minder komfortable Schriftstücke, werden nun konsequent elektronische Fahrzeugakten zur Geschäftsprozessunterstützung im Fuhrparkmanagement verwendet. Somit ist auch klar, dass eine elektronische Fahrzeugakte mehr offerieren muss als nur die adäquate Abbildung einer konventionellen Papierakte.
Eine elektronische Akte muss Fuhrparkmanager und deren Mitarbeiter stets über den aktuellen Stand eines Fahrzeuges und dessen fortlaufende Dokumentation informieren. Sie soll, neben Aktualität und Transparenz, den Vorteil einer stets redundanzfreien Informationsverwaltung bieten, wobei jeder einzelne Information direkt an der richtigen Stelle in der elektronischen Akte hinterlegt wird. Zudem können jederzeit alle Fuhrparkbeteiligten durch personalisierte Zugriffsrechte per Mausklick auf die elektronische Fahrzeugakte zugreifen.
Die Fuhrpark Management Software comm.fleet der community4you GmbH unterstützt Flottenmanager bei einem professionellen Fuhrparkmanagement. Die Software deckt nicht nur alle fuhrparkrelevanten Geschäftsprozesse ab, die aus über 20 Jahren praktischer Erfahrung entstanden sind, sondern sie integriert zudem eine elektronischen Fahrzeugakte, in der nicht nur die Historie des Fuhrparkbestandes nachvollzogen werden kann, sondern in die zugleich alle relevanten Fahrzeugdaten von Schwacke, JATO, Eurotax, Audatex etc. über integrierte Schnittstellen einfließen.
Zusätzlich schafft die in comm.fleet eingebettete Archivierungsfunktion eine perfekte Formularverwaltung für alle Fuhrparkdokumente. Ganz gleich ob es sich um eingescannte oder erstellte Dokumente handelt, alle Dateien lassen sich bequem mit der elektronischen Akte des Fahrzeugs verknüpfen und werden in einer Datenbank archiviert. Selbstverständlich können diese Dateien jederzeit wieder aufgerufen und mit den Ursprungsprogrammen bearbeitet werden.
Auf diesem Weg ermöglicht comm.fleet nicht nur die Führung einer elektronischen Akte, sondern auch die Organisation der Fuhrparkformulare. Folglich ist die elektronische Akte viel mehr als ein „Dokumentensammler“. Sie ist die Kombination aus einem elektronischen Archiv und einem Dokumentenmanagement System.
Die comm.fleet Fuhrpark Management Software ist Teil der comm.fleet-Produktlinie, welche aus folgenden – miteinander kompatiblen – Systemen besteht:
– comm.fleet für Fuhrparkmanagement,
– comm. lease für Leasing Management,
– comm.object für Objektmanagement und
– comm.gps für Fahrzeug- und Objektortung.
Weitere Informationen unter:
http://www.commfleet.eu/ws/de/fuhrparkmanagement-software-module/elektronische-fahrzeugakte/index.html?wmc=dbde12-pm16
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