Premiere auf der DMS EXPO: windream GmbH präsentiert mit My windream eine innovative Lösung zur dynamischen Sichtung von Akten und Dokumenten

Mit der neuen Lösung adressiert die windream GmbH alle Unternehmen sowie Behörden und Institutionen, die verschiedene oder auch individuelle Sichten auf Dokument- und Aktenbestände benötigen. „My windream“ ermöglicht es Anwendern, beliebige Sichten auf Dokumentbestände eines windream ECM-Systems anhand individueller Kriterien dynamisch zu generieren und anzuzeigen.

Dynamisch und virtuell – suchen wird überflüssig

Die neue windream-Lösung präsentiert den Dokumentbestand des ECM-Systems virtuell auf der Basis der Dokumentattribute, die zusammen mit den Dokumenten in windream gespeichert sind. Der Begriff „virtuell“ ist in diesem Zusammenhang wörtlich gemeint, denn die wichtigste Eigenschaft der Lösung besteht darin, dass die im ECM-System tatsächlich vorhandene Ordnerstruktur, unter der die Dokumente abgelegt sind, nicht verändert wird.

Beispiel: Rechnungs- und Projektmanagement

Die Attribute, auf deren Basis die virtuellen Ordner dynamisch generiert werden, repräsentieren Dokument-Eigenschaften wie etwa die Klassifizierung von Rechnungen nach den Merkmalen Eingangs- oder Ausgangsrechnung sowie offen, storniert oder bezahlt mit weiteren Kategorisierungen, etwa nach Firmen- oder Kundennamen. Auf der Grundlage dieser Attribute sind Anwender – zum Beispiel in der Buchhaltung – in der Lage, sich den Dokumentbestand gezielt nach diesen Kriterien in einer dynamisch generierten, hierarchischen Baumstruktur direkt unter einem My windream-Knoten im Windows Explorer anzeigen zu lassen und im Bestand zu browsen, anstatt eine umständliche Suchabfrage durchführen zu müssen.

Ein weiterer typischer Anwendungsfall besteht unter anderem in einem effizienten Projektmanagement. In diesem Sektor lassen sich projektbezogene Dokumente etwa nach Attributen wie den Namen der Projektverantwortlichen, nach dem aktuellen Projektstatus, nach Jahresangaben oder nach Projektnamen hierarchisch filtern und auflisten. Insbesondere auch Behörden, deren Dokumentablage sich strikt nach Aktenplänen und -zeichen richtet, erhalten mit „My windream“ ein effektives Werkzeug zur Sichtung ihres Aktenmaterials. So lassen sich beispielsweise Akten automatisch in einem hierarchisch gegliederten Aktenzeichenbaum in Ordnern darstellen, obwohl die Dokumente nach unterschiedlichen Kriterien in verschiedenen Ordnern des windream ECM-Systems abgelegt wurden.

Vorschau und Favoriten

Die Dokumente, die in den Kategorien der dynamischen Sichten angezeigt werden, lassen sich in einer Vorschau öffnen, anzeigen und bearbeiten. Zudem werden auch die Dokument-Eigenschaften wie zum Beispiel der zugeordnete Dokumenttyp mit den Indizes unter den virtuellen Ordnern angezeigt. Darüber hinaus können Anwender individuelle Sammlungs- und Favoritenlisten erstellen, indem sie beliebige windream-Dokumente einfach per drag-and-drop in einen Sammlungsordner ziehen.

Die Einsatzgebiete der virtuellen Ordner sind vielfältig und beschränken sich nicht auf spezifische Anwendungsfälle. Die Beispiele Rechnungs- und Projektmanagement sowie die hierarchische Aktenansicht sind nur einige von vielen anderen. Generell sind der Individualisierbarkeit keine Grenzen gesetzt.

Interessenten finden den windream-Partnerstand auf der Stuttgarter DMS EXPO vom 26. bis zum 28. Oktober in Halle 7, Standnummer B 11.

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