Portal statt Excel: Wie Utz mit Microsoft Dynamics 365 die Angebotsprozesse digitalisiert

Mit diesem Portal legt die Utz Gruppe, ein Hersteller von Behältern, Paletten und Werkstückträgern aus wiederverwertbarem Kunststoff für die Transport-, Lager- und Intralogistik aus Bremgarten in der Schweiz, den Grundstein für eine digitale, automatisierte und einheitliche Angebotsabwicklung mit den Kunden. Das vereinfacht und beschleunigt den Prozess von der Anfrage bis zur verbindlichen Offerte, aufseiten des Kunden und aufseiten des eigenen Vertriebs, was Zeit und Kosten spart.

Mit dem Portal bringt die Utz Gruppe den Angebotsprozess direkt auf den Desktop-PC, das Notebook, Smartphone oder Tablet der zuständigen Mitarbeiter beim Kunden, die Anfragen so zu jeder Zeit und überall effizient bearbeiten können. Dank der Responsive-Design-Technik passt sich die Portaloberfläche automatisch an das jeweilige Gerät bzw. Betriebssystem an. Umgekehrt erhalten Kunden für angefragte Produkte umgehend eine Preisangabe und können per Knopfdruck eine verbindliche Offerte verlangen. Der Vertrieb bei Utz ergänzt dazu im CRM die fehlenden Daten, generiert die PDF-Offerte automatisch, er nutzt dazu das Add-On „Documents Core Pack“ (DCP), und stellt sie zur Genehmigung in das Portal ein. Eine Anfrage kann jederzeit geändert und dafür eine separate Offerte eingeholt werden. Alle Änderungen werden gespeichert und lassen sich im Portal als Historie abrufen, was eine hohe Transparenz gewährleistet.

Das Portal, das für alle gängigen Internetbrowser optimiert und im Corporate Design der Utz Gruppe gestaltet ist, trägt auch dem Wunsch der Endanwender nach einer intuitiven Bedieneroberfläche Rechnung. Das ist ein großes Plus genauso wie die Tatsache, dass Kunden Benutzerdaten per Self-Service verwalten und so jederzeit User neu anlegen oder deaktivieren sowie Nutzerdaten ändern können. Damit jeder User nur Zugriff auf die Informationen erhält, die für seine Aufgaben relevant, dafür sorgt ein Rollenkonzept.

Dank der partnerschaftlichen und zielorientierten Zusammenarbeit zwischen dem internen Projektteam und den Experten von ORBIS konnte die Portallösung unter Einhaltung von Zeitplan und Budget in knapp vier Monaten eingeführt werden. Großen Anteil am Erfolg hat auch der Utz-Kunde Swisslog, ein Anbieter von Automatisierungslösungen für Gesundheits-, Lager- und Verteilerzentren, der von Beginn an am Aufbau des Portals mitgearbeitet hat. Er nutzt es seit dem Go-live aktiv, aktuell mit 60 Fachanwendern in den 17 globalen Gesellschaften.

In das Portal, das mit Unterstützung von ORBIS laufend optimiert und erweitert wird, will die Utz Gruppe in absehbarer Zeit weitere Kunden integrieren. Die Nutzung von Vertriebsfunktionen aus Microsoft Dynamics 365 im Verkauf ist ebenfalls angedacht.

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