Personalbedarfsermittlung macht den Unterschied

„Immer wieder stellen wir fest, dass die Personaleinsatzplanung in den Unternehmen nicht passt, es kommt zu Unterdeckungen, Lücken entstehen oder Ãœberdeckungen verursachen unnötige Kosten“, erläutert Guido Zander, geschäftsführender Gesellschafter der SSZ Beratung, Feldkirchen bei München.

Dies muss nicht sein, wissen die Arbeitszeitberater, und setzen vor der Einsatzplanung an. „Für uns beginnt die Arbeit bereits einen Schritt vorher, nämlich bei der Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs (https://www.ssz-beratung.de/forecast-personalbedarfsermittlung/)“, betonen die Berater. Aus der Praxis wissen Zander und Kollegen, dass gerade Unternehmen, die auf flexible Arbeitszeitmodelle und entsprechende Personaleinsatzplanungen setzen, dennoch über Fehldeckungen klagen. “ Flexible Arbeitszeitplanungen (https://www.ssz-beratung.de/schichtplangestaltung-und-optimierung/) können nur so gut sein, wie die ihnen vorausgehende Bedarfsplanung“, bringt Zander dieses Phänomen auf den Punkt.

SSZ beginnt deshalb in vielen Projekten auch bei der möglichst genauen Ermittlung der Bedarfe. Entscheidend ist aus Sicht der Berater das Langzeitverhalten der Bedarfe (https://www.ssz-beratung.de/strategische-personalplanung/). Bedarfstreiber wie z.B. Kundenfrequenz, Telefonanrufe, Geschäftsvorfälle, oder Aufträge helfen, die Bedarfe über den Tag sowie die Wochen verteilt zu ermitteln. Je genauer diese Erfassung ist, desto besser die darauf basierende Planung. Was so trivial klingt, ist es in der Praxis nicht. Misst man z.B. Kundenfrequenzen in Geschäften oder bei Dienstleistern über das Rein- und Rausgehen, gerät man schnell an die Grenzen, wenn Kunden z.B. wartezeitbedingt mehrfach die Geschäftsräume betreten und wieder verlassen. Hier verfälschen Mehrfachzählungen die Ergebnisse.

SSZ Beratung setzt in der Beratung unter anderem auf intelligente Software-Werkzeuge. Durch den Rückgriff auf Zeitdaten, Zeitreihen und Analysen von Vergangenheitsdaten werden Muster in Jahres-, Wochen- und Tagesverläufen für entsprechende Prognosen identifiziert. Zusätzlich werden unterschiedliche Sensoren in Zusammenarbeit mit Hardwareherstellern angebunden, um z.B. Kunden-frequenzen oder Warteschlangen eindeutiger bestimmen zu können.

„Das Langzeitverhalten ist eine wichtige Stellgröße der Bedarfsermittlung. Sondereffekte müssen identifiziert werden und sollten bei nicht regelmäßigem Vorkommen bei der Bedarfsermittlung herausgerechnet werden“, erläutert Zander.

„Arbeitswelt 4.0 heißt für uns vor allen Dingen zu überlegen, an welchen Stellschrauben wir drehen müssen, um die Planungen genauer zu machen, um für Unternehmen und Mitarbeiter mehr Planungssicherheit zu schaffen“.

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