Um nicht im Chaos der Bestimmungen und DIN-Formen unterzugehen und im Zweifelsfall wichtige Unterlagen falsch abzulegen, gibt das Seminar einen Überblick zu den verschiedenen Ablagetechniken, -fristen und Ordnungssystemen für Unternehmen.
Die wichtigsten Fristen im Überblick – fit für die Zukunft
Generell gibt es zwei Fristen – sechs Jahre für Geschäftsbriefe, Handelsbriefe u.ä. und zehn Jahre für alle steuerrechtlichen Unterlagen. Also können beispielsweise Ummeldungen von Krankenkassen, Bestellungen oder Kassenzettel, die älter als 2006 sind, vernichtet werden. Gleiches gilt für Abrechnungsunterlagen, Bankbelege, Handelsbilanzen und Reisekostenabrechnungen bis 2002. Interessant im digitalen Zeitalter: E-Mails werden wie alle anderen Dokumente behandelt und es gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen. So muss beispielsweise eine Auftragsbestätigung für Online-Bestellungen entsprechend archiviert werden. Eine Ausnahme bilden Bewerbungsunterlagen: nachdem Bewerber ihre Unterlagen zurück erhalten haben, können die restlichen Schriftstücke entsorgt werden. In Anbetracht des „Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes“ ist es dennoch ratsam, entsprechende Dokumente aufzubewahren, um Schadensersatzklagen wegen angeblich diskriminierender Behandlung entsprechend begegnen zu können.
„Nach dem Seminar hat die Assistentin oder Sekretärin jede Unterlage und jeden Vorgang sofort zur Hand und beweist sich als kompetente Office- und Informationsmanagerin“, sagt Petra Schabinger, verantwortlich für die Office Akademie bei GWI. “Diese Stellung kann sie untermauern, indem sie in ihrem Unternehmen eine Ablage- und Dokumentenkultur etabliert, die ganz im Dienst eines funktionierenden und reibungslosen Informationsflusses steht. Damit macht sie sich und ihr Unternehmen fit für die Zukunft.“
E-Mailflut im Griff
Ein weiteres wichtiges Thema ist die Bekämpfung der täglichen E-Mailflut. Schon heute verwenden wir mehrere Stunden täglich nur auf die Beantwortung und Ablage von E-Mails. Trends aus den USA weisen darauf hin, dass das Aufkommen hierzulande sogar noch steigen wird. Daher bietet es sich an, Strategien für die E-Mailbearbeitung zu entwickeln und den effizientesten Umgang mit der entsprechenden Software zu erlernen. Alle wichtigen Fakten dazu liefert das Seminar „Strukturierte E-Mail- und Terminverwaltung“. Durch die daraus resultierende Zeitersparnis bleibt mehr Raum für andere wichtige Projekte und durch das strukturierte System sind weiterhin alle Informationen innerhalb weniger Mausklicks erreichbar.
Trend: Eine Assistentin für mehrere Chefs
Auch sonst hat die Office Akademie ihr Programm weiterentwickelt und bietet künftig zwei neue Seminare an. Immer häufiger sind Assistentinnen und Sekretärinnen nicht mehr nur für einen Chef zuständig, sondern unterstützen mehrere leitende Angestellte oder gar ein ganzes Team. Mit dem Kurs „Erfolgreich für mehrere Chefs arbeiten“ adressiert die Office Akademie die Anforderungen dieser Mehrfachbelastung und vermittelt die nötigen Techniken, um auch in solch anspruchsvollen Situationen effektiv arbeiten zu können. In einem weiteren Seminar werden die Grundlagen des Bewerber- und Personalmanagements vermittelt – ein weiterer Bereich, der mehr und mehr in den Aufgabenbereich von Assistentinnen fällt. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels hilft dieses zweitägige Seminar, qualifiziertes Personal für das Unternehmen zu finden.
Weitere Informationen zum Programm, Zuschussmöglichkeiten und Planungshilfen gibt es unter www.officeakademie.com
Ãœber die Office Akademie
Die Office Akademie von GWI bietet der Berufsgruppe der Assistentinnen und Sekretärinnen gezielte Weiterbildung für Beruf und Karriere. Die Seminare, Trainings und Ausbildungsreihen finden in zentralen und somit schnell erreichbaren Städten in Deutschland statt. Auch Einzel-Coaching und Inhouse-Seminare sowie Kongresse werden angeboten.
Kontakt: www.officeakademie.com und Akademie-Hotline: 08233-239506
Weitere Informationen unter:
http://www.officeakademie.com
Office Akademie stellt neues Programm vor: mehr Auswahl an hochqualitativen Seminaren hinzugefügt von Presse am
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