Nynas beauftragt Cocq mit Rechnungseingangsverarbeitung

Hamburg, 23. März 2016. Seit 1. Januar 2016 übernimmt Cocq Datendienst die Rechnungseingangsverarbeitung für die deutsche Nynas GmbH. Nynas ist ein führender Anbieter von naphthenischen Ölen in Deutschland und Tochtergesellschaft des schwedischen Spezialölherstellers Nynas AB, mit 900 Beschäftigten und Produktionsstätten in über 30 Ländern einer der weltweiten Marktführer ist einer Branche.

Die Cocq Datendienst GmbH, ein Unternehmen der ANS-Gruppe, erhielt von dem Spezialhersteller den Auftrag zur Annahme, Verarbeitung und Datenextraktion der Kreditorenrechnungen. Zwischen 15.000 und 20.000 Rechnungen jährlich treffen direkt bei Nynas ein. Das Unternehmen benötigt dafür ein eigenständiges Rechnungseingangsverfahren und suchte einen Scandienstleister, der die in Papier- sowie PDF-Form eintreffenden Rechnungen so aufbereitet, dass Nynas damit seine Folgeworkflows starten kann. Begleitend zur künftigen Übernahme der Kreditorenbuchhaltung führt das Unternehmen auch ein neues ERP-System mit Bestellwesen ein. Eine anspruchsvolle Aufgabe für Cocq, da anfangs nur wenig konkrete Angaben auf den Rechnungen enthalten sein werden und auch der Bestellbezug oft fehlen wird, denn die Lieferanten werden erst nach und nach im ERP angelegt.

Nynas entschied sich dagegen, den für die schwedische Muttergesellschaft tätigen Dienstleister für das Invoice Management mit zu nutzen, sondern präferierte eine autarke Lösung mit „eigenem“ Scandienstleister. Nicht der geringste Preis gab den Ausschlag für die Entscheidung, sondern Cocq überzeugte durch seine Leistung, Qualität und Beratungskompetenz. Lieferanten schicken ihre Rechnungen an ein Postfach bei Cocq. Parallel gibt es ein elektronisches E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen, aus dem Cocq die PDF-Rechnungen der Lieferanten entnimmt, ausliest und an den Nynas-Workflow übergibt.
Zusätzlich zur Annahme und Aufbereitung von Eingangsrechnungen hat Nynas die Cocq Datendienst GmbH damit beauftragt, ein eigenes Archivsystem zu installieren. Hier legt Cocq alle digitalisierten Rechnungen im sicheren Rechenzentrum ab, auf die dann ein Rechnungsprüfer bei Bedarf zugreifen kann.

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