Bremen, 6. Februar 2013 – CONTACT Software hat einen Leitfaden mit konzipiert, den der VDMA jetzt zum Thema Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) veröffentlicht hat. Der Leitfaden richtet sich an Fach- und Führungskräfte im Maschinen- und Anlagenbau, die in den Unternehmen dafür verantwortlich sind, dass Informationen, Daten und vor allem Dokumente jederzeit, vollständig und in der gültigen Version bereitstehen. Er adressiert die besonderen Herausforderungen der Branche und gibt Handlungsempfehlungen für die Auswahl, Einführung und sinnvolle Prozessintegration von DMS-Lösungen. Beleuchtet wird auch die Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes durch die Gegenüberstellung von Kosten und die zu erzielenden quantifizier- bzw. qualifizierbaren Nutzen- wie Einsparpotenziale.
Der neue Leitfaden wurde von einem Arbeitskreis aus Industrieunternehmen, Beratern und Software-Herstellern erarbeitet. Er definiert das Dokumentenmanagement als eine abteilungs-, funktions- und standortübergreifende Herausforderung: Unterlagen aus unterschiedlichen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen zusammengeführt und auf einem vollständigen und gültigen Stand gehalten werden. Dabei sollte eine DMS-Lösung die im Maschinen- und Anlagenbau häufig anzutreffende projektorientierte, kollaborative Arbeitsweise unterstützen können. Die funktionalen und rechtlichen Anforderungen an kommerzielle Dokumente unterscheiden sich nicht grundsätzlich von denen an technische Unterlagen – sind aber im Engineering- Umfeld anspruchsvoller, beispielsweise bei der Langzeitarchivierung oder der Compliance von Entwicklungsprozessen.
Ein wichtiges Kriterium bei der DMS-Auswahl ist demnach die digitale Bereitstellung von Dokumenten in einer Form, die den rechtlichen Vorgaben in punkto Verlässlichkeit der Urheberschaft, Unverfälschtheit ihrer Inhalte und Langzeitverfügbarkeit genügt. Zu berücksichtigen sind vor allem die ISO 9000 ff, die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und die Richtlinien der amerikanischen FDA Food and Drug Association, aber auch Regelwerke im Automobilbau wie VDA 6.1 und ISO/TS 16949, Entwicklungsvorgaben nach Configuration Management II oder die DIN 61355.
Mit seiner Abdeckung aller wichtigen Themen rund um ein geltungssicheres digitales Dokumentenmanagement liefert der VDMA-Leitfaden nicht zuletzt auch wesentliche Entscheidungsgrundlagen: Ob es sich für ein Unternehmen rechnet, für die Verwaltung ihrer kaufmännischen Unterlagen eine separate DMS-Lösung zu beschaffen oder dafür eine geplante bzw. bereits vorhandene PDM-Plattform zu nutzen. „PDM-Systeme können die Anforderungen an ein universelles und unternehmensweites Dokumentenmanagement umfassend erfüllen“, sagt Mitautor Ulrich Frech, Senior PLM-Berater von CONTACT Software. Unternehmen, die eine solche Lösung wählen, ersparen sich die Aufwände für ein zusätzliches DMS-System und erschließen sich zusätzliche Potenziale, z.B. für das kollaborative Projektmanagement, den Know-how Schutz, ein effektives Compliance Management und beim Betrieb verteilter Standorte.
Der neue Leitfaden zur Einführung von DMS-Systemen kann im VDMA-Shop bestellt werden. Ein White Paper zum Thema PDM und Dokumentenmanagement steht hier zum Download bereit.
Weitere Informationen unter:
http://www.contact-software.com/de/infos-termine.html
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