Mitarbeiterzeiterfassung: Die 7 besten Tipps

In allen Unternehmen ist unabhängig von der Ausrichtung die Arbeitszeit zu erfassen. Dies gilt für Schichtarbeit ebenso wie für Mitarbeiter, die in Gleitzeit tätig sind und ein gewisses Selbstbestimmungsrecht haben. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit kann für jeden Mitarbeiter digital erfolgen. Die modernen Programme lassen sich auf den Bedarf des Unternehmens anpassen und bieten eine enorme Erleichterung des Arbeitsaufwandes. Sie sind einfach zu bedienen und berücksichtigen alle möglichen Arbeitszeiten und Modalitäten.

Vorteile der modernen digitalen Zeiterfassung – die wichtigsten Tipps

Über einen langen Zeitraum erforderte die Zeiterfassung in Unternehmen einen erhöhten Aufwand. Es war notwendig, die Arbeitszeit der Mitarbeiter manuell zu registrieren. Im Schichtbetrieb halfen Stechuhren, die Karten ließen sich manuell auslesen. Die Digitalisierung hat für Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnet. Die digitale Zeiterfassung ist im Begriff, auch in kleineren Unternehmen die altbekannten Methoden abzulösen. Zum Einsatz kommt eine Software, die sich einfach bedienen und an die Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt. Sie bietet eine Vielzahl an Grundfunktionen, die sich durch Pakete erweitern lässt. Nicht benötigte Funktionen können deaktiviert werden. So gelingt die Einarbeitung in das Programm und damit in das neue System einfach und ohne großen Aufwand. Die Vorteile liegen in der Zeitersparnis und in der Möglichkeit, verschiedene Berechnungen und Übersichten auszudrucken. Mit diesen sieben Tipps gelingt Ihnen der reibungslose Umstieg auf das neue System:

• Software auf den Bedarf des Unternehmens anpassen
• Für jeden Mitarbeiter einen Account anlegen
• Instrument zur digitalen Zeiterfassung einfügen
• Vor der Ãœbernahme in das System Probeläufe starten
• Einweisung der Mitarbeiter in das neue System
• Nutzung des Smartphones der Mitarbeiter einbeziehen
• Auswertung der Zeiterfassung digitalisieren

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, das klassische System mit dem Ein- und Ausstempeln beizubehalten. Jedoch ist es nicht mehr notwendig, die Abläufe manuell zu erfassen. Wenn Mitarbeiter ihr Smartphone zur Erfassung der Zeiten nutzen, können die Daten direkt in die Software übertragen werden. Dabei ist es möglich, das Internet zu nutzen. So gelingt die Übertragung auch standortunabhängig, etwa, wenn ein Unternehmen mehrere Arbeitsstätten unterhält. Die Zeiterfassung lässt sich hervorragend in die Auswertung der Arbeitszeiten übernehmen. Dies ist ein Vorteil für alle Unternehmen, in denen die Mitarbeiter einen Stundenlohn bekommen oder einer unregelmäßigen Beschäftigung nachgehen.

Zeiterfassung ist im Gesetz vorgeschrieben

Mit einem aktuellen Urteil hat das Bundesarbeitsgericht vorgeschrieben, dass Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Dabei gibt es keine Vorgabe zur digitalen Erfassung der Arbeitszeit. Die klassische Stempelkarte ist nach wie vor gestattet. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich jedoch für eine Umstellung und für die damit verbundenen praktischen Vorteile, die mit der digitalen Zeiterfassung einhergehen. Der Aufwand für die Übertragung der Arbeitszeit in das Abrechnungssystem für Löhne und Gehälter ist deutlich geringer als bei der manuellen Zeiteingabe. Zudem können die Mitarbeiter selbst auf ihren Account zugreifen und wissen so jederzeit, wie viele Stunden sie in einem Monat gearbeitet haben.

Unternehmen müssen auf die Zeiterfassung umstellen

Wenn Unternehmen nicht auf eine digitale oder auch eine analoge Zeiterfassung umstellen, kann dies in Zukunft mit Bußgeldern belegt werden.. Es ist wichtig zu wissen, dass die Regelungen nicht nur für Mitarbeiter vor Ort, sondern auch für Beschäftigte im Homeoffice gelten.

Fazit – digitale Zeiterfassung

Die digitale Zeiterfassung vereinfacht die Abläufe in kleinen und großen Unternehmen. Firmen sind laut Bundesarbeitsgericht zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Eine Verpflichtung zum Einsatz der digitalen Lösung besteht jedoch nicht.