Über den Mitarbeiter-Self-Service der Varial World Edition ermöglicht der Betrieb, der seit weit über 100 Jahren Metallverpackungen herstellt, der Belegschaft den digitalen Zugriff auf die eigenen Verdienstabrechnungen und viele weitere Dokumente aus dem Personalbereich. Der Wunsch nach einer digitalen Lösung kam von der Belegschaft selbst! Der wichtigste Grund dafür war die Tatsache, dass für z. B. Bankengespräche, eine Bewerbung für eine neue Wohnung oder für Mobilfunkverträge ein schneller, mobiler Zugriff auf die Verdienstabrechnungen sehr hilfreich ist.
Aufgrund der langen Betriebszugehörigkeit vieler Mitarbeiter ist der Altersdurchschnitt in dem Unternehmen relativ hoch. Der Umgang mit einer App, die aufgrund der sensiblen Daten u. a. auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einem Anmelde-Code erfordert, ist daher wie zu erwarten – noch – nicht jedermanns Ding. Daher ist die Nutzung des Portals freiwillig. „Wir haben mit ca. 20 % der Belegschaft gestartet. Unser Ziel ist, die Nutzerquote auf 50 % auszubauen“, erklärt Ulrike Bartholomäi aus der Lohn- und Gehaltsabteilung. Bei Neuanstellungen wird jedoch automatisch die Portal-Variante im Vertrag festgehalten – es sei denn, der neue Mitarbeiter widerspricht dem. Mit der Zeit wird das Portal daher die Standard-Lösung sein.
Die neue Lösung stellt den Beschäftigten alle wichtigen Dokumente aus dem Personalwesen zur Verfügung. Über das AddOn „Dokumente PLUS“ werden auch die Zeitkarten aus dem ERP-System in der Software abgebildet. Die Kollegen, die bereits mit dem Mitarbeiter-Self Service-Portal arbeiten, äußern sich rundum positiv, weil man aktuelle, aber auch Vergangenheitsdaten sofort einsehen und herunterladen kann.
Amortisiert hat sich die Software bereits nach kurzer Zeit, denn selbst bei nur 22 Usern momentan sparen sich die Personaler Druck und Konfektionierung von immerhin 264 Abrechnungen pro Jahr! Auch die Anzahl der Rückfragen zu Personaldaten ist dadurch zurückgegangen, weil jeder sofort online selbst in seine Daten schauen kann. Die Personalverwaltung ist daher schneller in der Bearbeitung der Daten als vorher. Zudem steigert der Mitarbeiter-Self-Service auch die Mitarbeiterbindung und das Vertrauen in die Personalverwaltung, weil die Daten auf einen Schlag viel transparenter sind und man Angaben in den Abrechnungen somit leichter nachvollziehen und überprüfen kann.
„Am meisten freuen wir uns natürlich darüber, dass die Mitarbeiter gut mit der Software zurechtkommen. Nicht zuletzt auch deshalb, weil wir von unserem IT-Dienstleister J.M. software solutions gute Anleitungen für die User bekommen haben. Das spart uns Zeit, weil wir nicht jeden Punkt jedem Mitarbeiter neu erläutern müssen“, so Ulrike Bartholomäi. Die Benutzung des Moduls Mitarbeiter-Self Service und des AddOns Dokumente PLUS sind zudem relativ einfach und intuitiv bedienbar. J.M. software solutions übergab der Personalabteilung des Weiteren noch eine auf die Personalabteilung des Unternehmens abgestimmte Dokumentation, mit deren Hilfe neue Mitarbeiter in der Personalabteilung direkt von den eigenen Kollegen geschult werden können.
Mitarbeiter-Self-Service in der Personalverwaltung hinzugefügt von Presse am
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