Messemanagement: Mit Hotelmodul WebConnect zuverlässig Zimmerkontingente buchen und verwalten

Hünstetten, 19. Juli 2012. Transparentes und kostenbewusstes Hotelbuchungsmanagement für Unternehmen zu Messen und Events bietet die Heidler Kommunikationssysteme GmbH. Eine Kombination aus einer webbasierten Software und umfassenden Dienstleistungen erleichtert Unternehmen die Planung und Durchführung großer Veranstaltungen. Damit ergänzt Heidler Kommunikationssysteme ihr Angebot aus Kommunikations- und Infrastrukturlösungen für Messen und Events.

Große Messeauftritte stellen für Unternehmen eine organisatorische Herausforderung dar. Neben der Planung des Messestands und der damit verbundenen Organisation gilt es, auch rechtzeitig Hotelkontingente für Mitarbeiter und Kunden zu buchen und zu verwalten. Heidler Kommunikationssysteme übernimmt den kompletten Prozess für den Kunden und gewährleistet über das Hotelmodul der Software WebConnect jederzeit Transparenz. Im ersten Schritt gibt der Kunde die Rahmenbedingungen für die Hotels vor. Dazu zählen beispielsweise die Nähe zur Messe, die Mindestzahl der buchbaren Zimmer, die Kategorie oder vorhandene Zusatzausstattungen der Hotels. Das Hotel-Team von Heidler Kommunikationssysteme ermittelt dann die möglichen Hotels, führt Vertragsverhandlungen und bucht die Hotelkontingente. Im Hotelmodul der Software WebConnect wird dann die Kontingent- und Zimmerstruktur in Bezug auf Typ, Anzahl und Preis übersichtlich abgebildet. Bestätigungen und zusätzliche Informationen wie Anfahrtspläne oder Hotelbeschreibungen können nach eigenen Vorgaben erstellt und versendet werden. Vorab bestimmte Buchungsbeauftragte erhalten Zugriffsrechte, um Buchungen oder Änderungen direkt im WebConnect-Modul durchzuführen. Teilnehmer- und Hotellisten können auch in das System im- oder exportiert werden. Die Kommunikation mit den Hotels wird dabei von Heidler Kommunikationssysteme übernommen. Hierzu nutzt das Unternehmen Belegungslisten, die automatisch im Hotelmodul generiert werden können.

„Gerade in der entscheidenden Phase vor der Messe waren früher stapelweise Faxe notwendig, um letzte Änderungen zu ermöglichen. Durch den Einsatz der Software-Lösung wird ein strukturierter Prozess implementiert und diese Papierflut damit stark reduziert, wenn nicht gar überflüssig“, erklärt Marcus Heidler, Geschäftsführer von Heidler Kommunikationssysteme. Und auch die Bezahlung nicht genutzter Kontingente durch „No shows“ lässt sich durch die transparenten Prozesse enorm verringern. Der permanente Abgleich zwischen Belegungslisten und Kontingenten zeigt verfügbare Zimmer. Bei Bedarf können diese schnell intern oder extern durch das Heidler-Team weitervermittelt werden.

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