Lohnabrechnung erstellen – was für KMUs wichtig ist

Sobald Angestellte im eigenen Unternehmen arbeiten, ist die Erstellung einer Lohnabrechnung erforderlich. Sie muss korrekt ausgestellt werden, denn der Angestellte hat ein Recht auf die pünktliche und richtige Zustellung. Die erstellte Rechnung ist die Basis für die Lohnauszahlung, doch gerade in KMUs fehlt oft das Personal für die korrekte Lohnbuchhaltung. Worauf es ankommt und welche Möglichkeiten kleine und mittelständische Unternehmen haben, wird nachfolgend genauer beleuchtet.

Zeitsparen mit Outsourcing – auch für KMU sinnvoll
Für die meisten KMU ist die Erstellung der Lohnabrechnung nicht nur zeitaufwendig, sondern auch riskant. Für Fehler haftet das Unternehmen und wenn es keine eigene Lohnbuchhaltung gibt, muss der Laie ran. Alternativ hierzu können KMUs die Lohnabrechnung von Experten erstellen lassen und sich so ein gewisses Maß an Sicherheit holen. Outsourcing ist fast immer kosteneffizienter als die Beschäftigung eines internen Lohnbuchhalters.

Über 99 % der Unternehmen gehören zu den KMU, daher ist der Bedarf an Dienstleistungen für diese Gründergruppe besonders hoch gewachsen. Das hat dazu geführt, dass Firmen ihr Angebot gezielt angepasst haben. Wer heute als Betreiber eines kleinen Unternehmens einen externen Dienstleister sucht, wird ihn innerhalb kürzester Zeit finden.

Gut zu wissen: Spöttische Zungen behaupten, dass Gründer in der Lage sein müssen, ihre Lohnbuchhaltung selbst zu machen. Das ist de facto nicht der Fall. So können Profis aus der Kosmetikbranche ihr Handwerk optimal verstehen und die Kunden rundum zufriedenstellen, in Sachen Buchhaltung fehlen aber die Kompetenzen. Schauen Sie einmal in die großen Unternehmen und auf deren Geschäftsführer. Sie werden nur wenige finden, die in der Lage wären, ihre Buchhaltung selbst zu machen.

Gefahren und Fehler bei der Lohnabrechnung verhindern
Es gibt seit einigen Jahren immer mehr Gründer in Deutschland, darunter viele Migranten, Quereinsteiger und Single-Unternehmen. Das bestätigt auch der KFW-Report von 2024, die Tendenzen für die kommenden Jahre sind vermutlich wachsend.

Um ein Unternehmen zu gründen, ist es nicht erforderlich, alle Gesetze der Lohnbuchhaltung zu kennen und sie anwenden zu können. Wichtig ist nur, dass der passende Partner gefunden wird.

Kommt es zu Fehlberechnungen von Löhnen, Überstunden und Abzügen, kann es zu falschen Auszahlungen kommen. Zu hohe Bezahlungen schaden dem eigenen Konto, die Mitarbeiter beschweren sich vermutlich nicht. Wird hingegen zu wenig Lohn gezahlt und muss die Abrechnung korrigiert werden, wirkt das unprofessionell und führt zu Ärger bei den Angestellten.

Noch problematischer wird es, wenn auf Basis einer falschen Lohnabrechnung fehlerhafte Steuerabzüge erfolgen. Das hat für den Unternehmer selbst Konsequenzen, aber auch für den Mitarbeiter. Das Finanzamt schaut sehr genau darauf, ob die Abgaben ordnungsgemäß geleistet wurden.

Die Lohnabrechnung ist Pflicht
Lohnabrechnungen zu erstellen, ist Teil der Arbeitgeberaufgaben und gesetzlich vorgeschrieben. Es darf nicht einfach „ein Zettel“ nach Gusto erstellt werden, die Abrechnung muss genaue Angaben zu Löhnen, Abzügen für Steuer, Sozialversicherung, Zuschlägen und mehr enthalten. Um als Arbeitgeber einen guten Eindruck zu hinterlassen, ist die professionelle und pünktliche Erstellung der Lohnabrechnung ein Muss.

Verstöße führen nicht nur zu weniger Zufriedenheit des Teams, sondern nicht selten auch zu Geldstrafen und steuerlichen Nachforderungen. Selbst für KMU gilt also: Lieber gleich vom Profi erledigen lassen als Ärger mit Angestellten, Behörden und Finanzamt riskieren.