Integrierte Beschaffung aus dem Kaufhaus des Bundes beim Bundeseisenbahnvermögen

Würzburg, 20.07.2011
Bereits seit 2008 führt das Bundeseisenbahnvermögen (BEV) die Beschaffung von Büro- und IT-Verbrauchsmaterialien mit dem elektronischen Bestellsystem prego.buyer+ der prego services GmbH durch. Dem BEV steht dabei auch die Möglichkeit offen, seine Bedarfe aus dem Kaufhaus des Bundes (KdB) zu decken. Da das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Inneren (BeschA) hierfür ein eigenes System betreibt, mussten beim BEV bisher immer zwei Systeme bedient werden. „Unsere Mitarbeiter mussten sich entscheiden, über welches System sie die Bestellung durchführen wollten“, so Wolfgang Lottes, systemverantwortlicher Mitarbeiter beim BEV. „Insbesondere bei Einzelbedarfen war der Wechsel zwischen dem KdB und unserem Hauptsystem, dem prego.buyer+, sehr aufwändig, zumal auch die Genehmigungsverfahren in zwei Systemen abgebildet werden mussten.“

Zusammen mit den Experten der SYSTHEMIS AG aus Würzburg, auf deren Software der prego.buyer+ basiert, wurde daher eine Schnittstelle zum KdB implementiert. Diese erlaubt es dem BEV ab sofort, nun auch Beschaffungen aus dem KdB über prego.buyer+ abzuwickeln. Hierzu wird das KdB medienbruchfrei als ein weiterer elektronischer Katalog eingebunden und die dort zusammengestellten Warenkörbe in den prego.buyer+ übernommen. Auf diese Weise wird das Genehmigungsverfahren für alle Bedarfsarten in einem einheitlichen, leistungsfähigen Werkzeug durchgeführt, was zur Beschleunigung der Bestellabläufe, zur Reduzierung von Prozesskosten und zur revisionssicheren Durchführung von Vergaben führt. „Das Besondere an der von SYSTHEMIS und prego services implementierten Lösung ist, dass die genehmigten Bedarfe für KdB-Artikel im Gegensatz zu „normalen“ Bestellungen nicht aus prego.buyer+ an den Lieferanten verschickt, sondern transparent und ohne Benutzerinteraktion über das KdB an den Lieferanten übertragen werden. Mit Hilfe dieser systemübergreifenden Prozesskette ist der Benutzer jederzeit auf dem aktuellen Stand über den Verbleib seiner Bestellung, denn Statusrückmeldungen aus dem KdB werden in prego.buyer+ verarbeitet und angezeigt“, so Dr. Christian Schneider, Vorstand der SYSTHEMIS AG.

Auch bei der prego services GmbH zeigt man sich erfreut über den Projekterfolg. „Mit der Schnittstelle zum KdB steht uns für den prego.buyer+ nun eine einzigartige Funktionalität zur Verfügung, welche wir zur weiteren Verbreitung unseres Service-Angebotes und zum Ausbau unserer Marktposition im behördlichen Umfeld nutzen wollen“, so Marcel Wendt, Leiter Vertrieb & Marketing/ PR bei prego services.
Zur SYSTHEMIS AG:
Die SYSTHEMIS AG, deren Ursprünge bis auf das Jahr 2002 zurückgehen, bietet hochwertige Produkte und Dienstleistungen für das öffentliche Beschaffungswesen. Als eigenständiges Unternehmen seit 2009 und als Teil der Unternehmensgruppe Prof. Thome zeichnen hohe Qualität, Zuverlässigkeit und Authentizität die SYSTHEMIS AG und deren Softwarelösungen aus. Durch die enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den eigenen Kunden und dem stetigen Informationsaustausch mit den Systempartnern – z. B. der Administration Intelligence AG im Bereich Vergabe – entstehen zukunftssichere und praxiskonforme IT-Verfahren für das öffentliche Beschaffungswesen. Den Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit bildet die SYSTHEMIS Einkaufsplattform, ein intuitiv bedienbares und revisionssicheres Werkzeug zur operativen Bestellabwicklung. Darüber hinaus bietet die SYSTHEMIS AG auch weitere Dienstleistungen im IT-Umfeld – z. B. die Begleitung bei ISO-Zertifizierungen und Qualitätssicherungsaudits – an.

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