Innovation in der Beratung von Haus- und Fachärzten: So wird eine Praxismanagement-Analyse für jede Praxis möglich

Kaum Hilfe für Veränderungen
Der zentrale Ansatzpunkt zur Beseitigung der beschriebenen akuten Beeinträchtigungen und zur proaktiven Bewältigung der aufkommenden Anforderungen ist das Praxismanagement, d. h. die Gesamtheit aller Aktionsbereiche der Betriebsführung, von der Planung über das Patientenmanagement, die Personalführung, Organisation und Marketing bis hin zum Controlling.
Doch mit einer umfassenden praxisinternen Optimierung dieses komplexen Konstruktes fühlen sich die meisten Mediziner angesichts des täglichen Arbeitspensums kapazitär und zeitlich überfordert.
Gleichzeitig sind die in Frage kommenden Berater den Medizinern in dem meisten Fällen zu teuer. So kostet eine unspezifische Optimierungs-Analyse gemäß den Ergebnissen von Arzt-Befragungen im Durchschnitt knapp 2.000,— (netto). Notwendige ergänzende Leistungen wie beispielsweise die Durchführung einer Patientenbefragung werden zusätzlich berechnet, hinzu kommen noch Reisekosten. Zudem ist der Erfolg dieser Unterstützungen stark von der Beraterqualität abhängig, die sehr variiert, da immer mehr Branchen-Fremde auf dem Gebiet arbeiten.
So bleiben die für alle Beteiligten quälenden Situationen häufig unverändert bestehen.

„Das muss nicht sein!“
Diese Problemsituation war Ausgangspunkt für die Entwicklung des Valetudo Check-up© „Praxismanagement“. Sein Konzept basiert inhaltlich auf der Erkenntnis, dass in Arztpraxen – über alle Fachgruppen betrachtet – im Durchschnitt knapp die Hälfte des Best Practice-Standards, d. h. der für einen reibungslos funktionierenden Betrieb notwendigen Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen des Praxismanagements nicht eingesetzt werden. Kein Wunder also, dass die täglich erlebbare Realität so negativ geprägt ist. Ermittelt man den Best Practice-Status einer Arztpraxis und gleicht ihn mit dem Standard ab, ergibt sich automatisch ein Aktionsplan mit den notwendigen Veränderungs-Maßnahmen.

Die Convenience-Analyse
Unter der Zielsetzung, eine kostengünstige, schnell umsetzbare und weitgehend belastungsfreie Praxisanalyse anbieten zu können, wurde dieses Inhalts-Konzept in eine das Ziel unterstützende Umsetzungsform eingebunden:
die auf drei Säulen beruht:
– der Reduktion aller überflüssigen kostentreibenden Faktoren,
– einer Automatisierung von Standardvorgängen und
– einem umfassendes Detailwissen über den Praxisbetrieb, das in die Auswertungen einfließt.
Konkret bedeutet das:
– Statt eines Vor-Ort-Beraters kommen speziell entwickelte Fragebögen für den Art / die Ärzte, Medizinische Fachangestellte und Patienten in die Praxis. Das Angebot, der Kauf und die Bereitstellung der Bögen erfolgen über eine Online-Plattform des Instituts, eine Regelung, die Ärzte gleichzeitig unabhängig von Terminvereinbarungen mit Beratern macht.
– Der Bearbeitungs-Aufwand ist sehr gering: das Ausfüllen des Arztbogens beansprucht ca. 30 Minuten, die Helferinnen benötigen etwa 20 Minuten und der Patientenbogen – bis zu hundert Praxisbesucher können befragt werden – ist in drei Minuten fertiggestellt.
– Die ausgefüllten Bögen werden dann an das Institut geschickt, hier elektronisch erfasst, ausgewertet und eine umfassende Expertise erstellt.

Objektives Benchmarking
Die Angaben der Screening-Bögen führen zu einer 360-Grad-Sicht der Praxisgeschehens, das neben dem Best Practice-Vergleich auch ein repräsentatives Fachgruppen-Benchmarking beinhaltet. Im Durchschnitt resultieren aus diesem qualitativen Betriebsvergleich je Praxis 40 Verbesserungsmöglichkeiten, die zum größten Teil in Eigenregie der Praxisteams realisiert werden können, genügend Ansätze also, die täglichen „Qualen“ für Ärzte, Medizinische Fachangestellte und Patienten zu beenden. 
Das doppelte Benchmarking bietet darüber hinaus den Vorteil, dass die Arbeitsbedingungen der untersuchten Arztpraxen mit objektiven und repräsentativen Kriterien verglichen werden und nicht mit subjektiven Berater-Einschätzungen.

Die MRT-Funktion
Das Valetudo-System stellt zudem Kennziffern für den Praxismanagement-Status und für seine Effekte bereit, die die gesamte Praxisführung wie eine MRT-Aufnahme durchleuchten und für die Steuerung der Praxisarbeit verwendet werden können.

Option zum Monitoring der Praxismanagement-Qualität
Auf Wunsch können niedergelassene Ärzte Folgeuntersuchungen durchführen, bei denen die Entwicklung des Praxismanagements sowie der MFA- und Patientenzufriedenheit analysiert werden. Auf diese Weise sind z. B. die durch Veränderungsmaßnahmen bewirkten Effekte bestimmbar.

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