Nürnberg, 19. Juli 2012. Die Zeit nach den Sommerferien gehört bei vielen Unternehmen zu den Hauptsaisons für Mitarbeiterbefragungen. Mit einer Befragung lassen sich ein realistisches Stimmungsbild der Belegschaft sowie Ansatzpunkte zur Optimierung der Unternehmensprozesse ermitteln. Softwaregestützte Online-Befragungstools reduzieren dabei den Aufwand für die Befragung und ermöglichen es, schnell aussagekräftige Ergebnisse und Auswertungen zu gewinnen. Für die Planung und Umsetzung softwaregestützter Mitarbeiterbefragungen hat Information Factory (www.information-factory.com), Spezialist für innovative Führungsprozesse in Unternehmen, Praxistipps zusammengestellt. Auf diese Weise lassen sich die Mitarbeiter aktiv in Change Prozesse einbinden.
1. Relevanz sicherstellen
Es sollten nur Themen behandelt werden, in denen Veränderungen auch umsetzbar sind. Der Fragebogen sollte deshalb unbedingt individuell auf das Unternehmen und seine Strategie zugeschnitten sein. Es geht bei einer Mitarbeiterbefragung nicht darum, möglichst viele Informationen zu sammeln – sondern den Diskurs zu führen. Das erhöht die Motivation der Mitarbeiter, sich im Sinn der Unternehmensstrategie für das Unternehmen einzusetzen.
2. Mitmachen statt zuschauen
Teilhabe heißt Verantwortung übernehmen. Deshalb sollte immer eine Vollbefragung durchgeführt werden. Die Befragung muss in eine Unternehmenskultur der Offenheit und des Miteinanders eingebettet sein, in der die Meinung der Mitarbeiter wertgeschätzt wird. Denn, je mehr Mitarbeiter teilnehmen, desto aussagekräftiger werden die Ergebnisse. Auf Seiten der Projektverantwortlichen helfen Software-Lösungen durch automatisierte Prozesse dabei, Ressourcen zu sparen und auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren (Exception Handling). Aber auch auf Seiten der Mitarbeiter lassen sich einfach Hürden abbauen. Mit Befragungsterminals, z.B. an Produktionsstraßen, können auch Mitarbeiter an einer Online-Befragung im Intranet teilnehmen, die nicht über einen PC-Arbeitsplatz verfügen.
3. Aktuelle Teilnehmerdaten
Vor allem in großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern stellt die qualitätsgesicherte Beschaffung der Mitarbeiterdaten eine große Hürde dar, wie z.B. ihre organisatorische Zuordnung pro Abeilung und Bereich. Mit modernen High-End-Tools können Daten heute viel einfacher beschafft und validiert werden. Das Projektteam der Mitarbeiterbefragung wird zudem von problematischen Aufgaben entlastet und gleichzeitig die Anonymität der Befragung sichergestellt.
4. Berichte für jede Organisationseinheit
Neben einer schnellen Auswertung trägt ein überzeugendes Berichtsdesign zum Erfolg einer Mitarbeiterbefragung bei. Zu viele Informationen in einer Berichtsgrafik sind kontraproduktiv. Deshalb sollte der Fokus auf den relevanten Informationen sowie aussagekräftigen Grafiken liegen – am besten für jede Organisationseinheit – bis hin auf Teamebene, sofern das die Anonymität zulässt. Anonymität und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben können dabei heute durch moderne Software-Lösungen sichergestellt werden.
5. (Inter-)aktiver Umgang mit den Ergebnissen
Wichtig für die Nachhaltigkeit ist, dass jeder Mitarbeiter Feedback erhält – idealerweise einen Bericht von seiner Organisationseinheit (Team-/Abteilungsebene) mit einer Benchmarkeinheit. Aus den Ergebnissen sollten Aufgaben und Verantwortlichkeiten abgeleitet und umgesetzt werden. Grundlage dafür ist die Besprechung der Ergebnisse in den Führungskreisen und Teams. Die Umsetzung muss konsequent getrackt und transparent kommuniziert werden.
„Erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen etablieren nach und nach eine kooperative Informationskultur im Unternehmen. Sie mobilisieren die „Organizational Energy“ und bilden damit die Basis für eine kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit und der Prozesse im Unternehmen,“ sagt Claudia Conrads, Geschäftsführerin von Information Factory.
Weitere Informationen zu Information Factory und seinen Lösungen gibt es unter www.information-factory.com.
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Weitere Informationen unter:
http://www.schwartzpr.de
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