Haben Sie elektronische Kassensysteme im Einsatz?

Mit der Umsetzung des Kassengesetzes verhält es sich ein wenig wie mit dem Bau des Berliner Flughafens, es gibt immer wieder eine neue Frist

Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen bzw. Kassensystemen wurden mit dem sog. Kassengesetz verpflichtet, diese ab dem 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten

Ausgangspunkt des Kassengesetzes war die Verhinderung von Manipulationen
Es gilt als offenes Geheimnis, dass in der Vergangenheit elektronische Kassensysteme häufig manipuliert wurden und somit für die Finanzverwaltung größere Ertrags- und Umsatzsteuerausfälle zu verzeichnen waren. Um dies einzudämmen, wurde das Kassengesetz und im Anschluss die Kassensicherungsverordnung beschlossen. Die Kassensicherungsverordnung ist eine Verordnung des Finanzministeriums, mit der die neuen, für alle geltenden Standards zur Abwehr von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorgeschrieben werden. Die Kassen-SichV vom 26.09.2017 konkretisiert die Ausführungen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Dieses Gesetz wird auch Kassengesetz (abgekürzt KassenG) genannt.

Was ist die entscheidende Forderung seitens des Gesetzgebers für die elektronischen Kassensysteme?
Ab dem 01.01.2020 müssen in Deutschland alle Registrierkassen, deren Bauart es technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese technische Sicherheitseinrichtung speichert alle Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und liefert einen Code zurück an die Kasse. Auf die Verkaufsbelege ist dieser Code zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, auf das das Finanzamt zugreifen darf.

Exkurs
Sofern Ihre Kasse nicht mit einer TSE technisch aufrüstbar ist (Bescheinigung des Herstellers ist notwendig), haben Sie noch eine Gnadenfrist bis Ende 2022. Dann müssen diese Kassen endgültig stillgelegt werden.

Wie sieht es nun ist der Frist zum 1. Januar 2020 aus?
Nach Schätzungen sind in Deutschland 2 Millionen Kassensysteme betroffen – aktuell gibt es jedoch noch keine zertifizierten Sicherheitslösungen am Markt. Die ersten sollen ab Ende Oktober zur Verfügung stehen. Wenn man bedenkt, dass das Gesetz 2016 verkündet wurde, ist dies kein Ruhmesblatt für die Hersteller von Kassensystemen und auch nicht für die Finanzverwaltung.

Bis wann gilt es nun wirklich „kassen-fit“ zu sein?
Auf der aktuellen Bund-Länder-Arbeitsgruppensitzung (25./26.09.2019) wurde eine entsprechende Nichtaufgriffsregelung mit Wirkung bis zum 30.09.2020 beschlossen, d.h. den betroffenen Unternehmen werden weitere 9 Monate gewährt. Eine weitere Verschiebung ist aber nicht zu erwarten, deshalb gilt es, zeitnah eine Bestandsaufnahme im eigenen Unternehmen vorzunehmen, und dann entsprechend Kontakt mit den Anbietern aufzunehmen, damit eine fristgerechte Umsetzung zum 30.09.2020 sichergestellt ist.

Fazit
Auch wenn die Frist für den erstmaligen Einsatz der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nochmals verlängert wurde, sollte jeder nun die Zeit nutzen und sich ernsthaft mit der Situation seiner elektronischen Kassensysteme beschäftigen. Wie schnell haben wir Oktober 2020 und dann gilt es!

Praxishinweis
Wenn Sie sich ohnehin intensiv mit den elektronischen Kassen beschäftigen, prüfen Sie gleich mit, ob eine detaillierte Verfahrensdokumentation vorliegt. In dieser müssen die Unternehmensorganisation und die Anwendungs- und technische Dokumentation der Kassensysteme dargestellt werden. Bitte nehmen Sie dieses Thema ernst! Nicht zu unterschätzen ist auch das Risiko einer Kassen-Nachschau, der kleinen Schwester der Steuerfahndung. Diese ist auch heute schon uneingeschränkt möglich.

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