EU Publications Office setzt auf PDF/A und den pdfaPilot von callas software

(Berlin) Das EU Publications Office hat sich für den PDF/A-Standard als Format für die mehr als 150.000 Dokumente in seiner ständig wachsenden digitalen Bibliothek entschieden. Für die Konvertierung und Validierung der PDF/A Dateien setzt man auf den pdfaPilot von der callas software GmbH.

Das in Luxemburg ansässige Amt für Veröffentlichungen der EU (EU Publications Office) gibt täglich das Amtsblatt der Europäischen Union in bis zu 23 Sprachen heraus, sowie auch die Veröffentlichungen der rund 370 institutionellen Autorendienste. Hinzu kommen mehrere Online-Dienste, die den Bürgern Zugriff auf Informationen bieten. Dazu gehört auch der seit 2005 existierende Dienst „EU-Bookshop“, in dem, neben täglichen Neuerscheinungen, sämtliche historische Veröffentlichungen der EU katalogisiert, inventarisiert und archiviert werden. Anschließend stehen sie als PDF zum Download bereit. Dr. Silke Stapel, Leiterin der EU-Bookshop Abteilung des EU Publications Office, erklärt: „Bürger und Unternehmen sollen über eine einzige Anlaufstelle Zugang zu den Veröffentlichungen der europäischen Institutionen, Agenturen und sonstigen Einrichtungen erhalten. Zu dem bereits beträchtlichen Bestand kommen jährlich rund 600 neue Publikationen hinzu.“
Unmittelbar nach der Einrichtung des EU-Bookshops wurden rund 65.000 bibliografische Notizen über die Seite (http://bookshop.europa.eu) bereit gestellt und ein Scan-on-Demand Dienst im Haus eingerichtet. Über diesen konnten Interessenten PDF-Dateien der gewünschten Dokumente anfordern.

Ein einheitliches, vollständiges und digitales Archiv für den EU-Bookshop

Um der rasch steigenden Nachfrage nach diesem Service nachzukommen und ein vollständiges digitales Archiv sämtlicher Veröffentlichungen aufzubauen, das über den EU-Bookshop bereitgestellt wird, entschied man sich für die Durchführung eines Digitalisierungsprojektes. Drei wichtige Anforderungen sollten dabei erfüllt werden: Die langfristig sichere Archivierbarkeit, die Möglichkeit des Print-on-Demand sowie die webgerechte Online-Präsentation. In puncto Format kam man zu dem Schluss, dass die Qualität aller im elektronischen Archiv gespeicherten PDF-Dateien standardisiert werden sollte, ebenso alle zukünftigen Veröffentlichungen. Der Erfahrungsaustausch mit anderen Bibliotheken und Archiven sowie die Informationen des PDF/A Competence Centers führten zu einer Entscheidung für den PDF/A-1b ISO Standard.
Im Rahmen eines Pilotprojektes wurden gemeinsam mit dem Luxemburger Digitalisierungsspezialisten Infotechnique SA verschiedene PDF/A-Werkzeuge getestet. Hinsichtlich Performance und Funktionalität konnte hier der pdfaPilot von callas software punkten, insbesondere, da nur er die geforderte PDF/X-Unterstützung für das Print-on-Demand bot. Zusätzlich zeichnete er sich – neben seinen Validierungsfähigkeiten für PDF/A-Dokumente – auch durch weitreichende Konvertierungsmöglichkeiten und umfassende Funktionalitäten aus, mit denen sich unternehmensweite Archivierungsstrategien nach dem ISO-Standard umsetzen lassen.

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