ERP-Systemen für den Mittelstand

Mit einem ERP-System haben KMU die Möglichkeit einen wichtigen Schritt in Sachen papierloses Büro zu gehen.

Effizienz ist die Baseline unserer Zeit. Kaum ein Unternehmen kann es sich noch leisten an alten schwergängigen Prozessen festzuhalten. Um den digitalen Wandel jedoch zu schaffen, bedarf es moderner Technologien, die die eigenen Prozesse softwareseitig unterstützen und durch zahlreichen Automationen, langfristig enorm viele Ressourcen freisetzen.

Was ist ein ERP-System?

Eine solche Technologie steht Unternehmen in Form von ERP-Systemen zur Verfügung. Damit diese jedoch die gewünschten Mehrwerte erzielen kann, muss diese zwingend zum eigenen Unternehmen passen. Eine nicht immer ganz leichte Aufgabe. Wir zeigen Ihnen, woraus es bei der Auswahl der passenden ERP-Software ankommt, welche Vorteile dieses System mit sich bringt und wie Sie damit das papierlose Büro endlich Realität werden lassen.

Unter ERP versteht man das Enterprise Resource Planning, bei dem es im Kern um die möglichst effiziente Nutzung aller Betriebsmittel geht, auf die ein Unternehmen zurückgreifen kann. Mit einem ERP-System lassen sich sämtliche Prozesse eines Unternehmens digital abbilden. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt und stehen im gesamten Unternehmen zur Verfügung.

Das sorgt zum einen dafür, dass Datensilos einzelner Abteilungen aufgebrochen und Informationen schneller geteilt und zum anderen dafür, dass Prozesse über die Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg aufgesetzt werden können. Dazu ist ein ERP-System aus mehreren Modulen zusammengesetzt. Jedes Modul deckt einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen softwareseitig ab. Über die zentrale Datenbank sind die einzelnen Module miteinander verbunden.

Werden wir an dieser Stelle einen Blick auf ein paar der wesentlichsten Module einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie genau das Zusammenspiel dieser, das Unternehmen deutlich effizienter machen kann.

Human-Resource-Management (HRM)

Das Personalwesen wird durch ein HRM-Modul deutlich effizienter gestaltet. Stellenausschreibungen könne beispielsweise automatisch an Hand der formulierten Anforderungen erstellt und auf den einschlägigen Jobportalen wie auch auf der eigenen Homepage veröffentlicht werden. Eingehende Bewerbungen werden direkt in Workflows eingeordnet und können geprüft werden.

Entspricht ein Bewerber dem Profil kann das System Dank synchronisierter Kalender der Entscheider automatisch nach freien Terminen suchen und ein Bewerbungsgespräch eintragen. Alle Prozesse laufen vollautomatisch ab und sparen somit enorm viel Zeit ein, die dann in die individuelle Betreuung der Mitarbeiter und Bewerber gesteckt werden kann.

Dokumentenmanagement-System (DMS)

Ein zentrales Modul eines ERP-Systems ist das Dokumentenmanagement-System. Dieses ist eines der wesentlichen Tools zur Umsetzung des papierlosen Büros. Jedes umherlaufende Dokument wird darin einheitlich benannt und in einer vordefinierten Ordnerstruktur zentral gespeichert. So haben alle Akteure gemeinsamen Zugriff auf die Dokumente, die dann in nur einer einzigen validen Version vorliegen.

Dokumente in Papierform werden eingescannt und ebenfalls mit entsprechen Metadaten versehen. So lassen sich die Dokumente auch schnell von allen Akteuren auffinden. Zudem können Zugriffrechte für alle Dokumente vergeben werden. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Daten. So und durch viele andere Funktionen werden auch gesetzliche Bestimmungen und Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes eingehalten.

Warehouse-Management-System (WMS)

Mit einem WMS-Modul werden sämtliche Waren, die im Unternehmen umherlaufen digital abgebildet. Eingehende Waren werden gescannt und können so dem für sie vorgesehenen Prozess zugeordnet oder eingelagert werden. Das System ermittelt an Hand zahlreicher Faktoren den perfekten Lagerungsort und den Weg zu diesem.

Auf diese Weise kann nicht nur die Lagerhaltung deutlich effizienter gestaltet werden, sondern auch gebundenes Kapital im Lager freigesetzt werden. Die Bedarfsermittlung sorgt dafür, dass immer nur die Menge an Material vorgehalten wird, die auch wirklich benötigt wird. Gleichzeitigt wird sichergestellt, dass immer ausreichend Waren vorhanden sind.

Cloud oder lokal

Wichtig bei der Auswahl eines passenden ERP-System ist auch die Fragen, auf welche Art dieses implementiert werden soll. Hier gibt es im wesentlichen zwei verschiedene Methoden. Klassischerweise erwirbt ein Unternehmen eine ERP-Software und installiert diese auf den hauseigenen Servern.

Demgegenüber steht das SaaS-Modell bei dem die ERP-Software aus einer Cloud-Umgebung heraus angeboten wird. Hier erwirbt man als Unternehmen Lizenzen entsprechend seines Bedarfs und kann die Software dann online nutzen. Die Daten werden dann auf den Servern des Cloud-Betreibers gespeichert. 

Projektmanagement

Viele Unternehmen arbeiten projektbasiert. Mit einem Projektmanagementmodul lassen sich Projekte von der Kalkulation und Planung, über die Durchführung bis hin zum Projektabschluss softwareseitig abbilden. Dabei werden zur Kalkulation historische Daten aus vergangenen Projekten herangezogen, die dafür sorgen, dass Angebote schneller und verlässlicher erstellt werden können. Bei der Projektbearbeitung können die einzelnen Projektabschnitte dann in einzelne Teilabschnitte unterteilt und Verantwortlichkeiten, wie auch Materialien zugewiesen werden. So wissen immer alle Akteure, was wann zu tun ist. Über die Fortschrittsüberwachung kann dann genau eingesehen werden, wie weit ein einzelner Schritt vorangeschritten ist und wann die nächsten eingeleitet werden können.