Erdgas Südwest nutzt die X4 BPM Suite von SoftProject zur Budgetplanung

Bei der Auswahl des geeigneten BPM-Systems entschied sich Erdgas Südwest nach ersten Kontakten auf der CeBIT im Jahr 2007 schließlich für die X4 BPM Suite des Ettlinger Software-Spezialisten SoftProject. „Grund für diese Wahl waren das nachgewiesene Know-how von SoftProject im Energieversorger-Sektor und ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis“, erläutert Karina Fütterer, technische Sachbearbeiterin bei Erdgas Südwest und Projektbeteiligte. Auch die räumliche Nähe – beide Unternehmen haben ihren Firmensitz in Ettlingen – spielte bei der Auswahl eine Rolle.
Ziel war es, einen transparenten und revisionssicheren elektronischen Datenaustausch zum Beispiel von Instandhaltungskosten der technischen Anlagen zwischen verschiedenen IT-Anwendungen und Fachabteilungen zu realisieren. Dabei sollten manuelle Zwischenschritte, wie Ausdrucke oder Übertragung von Daten aus einem Format in ein anderes, soweit wie möglich auf ein Minimum reduziert werden.

Budgetplanung mit X4
Erdgas Südwest entschied sich im März 2009 mit der X4 BPM Suite auch dafür den Datenaustausch für die Budgetplanung für das Anlagevermögen und die Instandhaltung weitestgehend auf Basis der SoftProject-Lösung zu vereinfachen. In der jährlichen Budgetplanung werden nicht nur das Anlagevermögen, sondern auch alle Investitionen für Energieerzeugungsanlagen, das Versorgungsnetz und die technischen Instandhaltungskosten erfasst. „Zur Vereinfachung dieses Aufgabenbereiches haben wir uns entschieden X4 einzusetzen. Jeder Planungszustand kann somit wieder aufgerufen werden und dies führt zu einer besseren Transparenz. Der Informationsgehalt ist mit diesem System höher und diese Informationen können so für weitere Planungen komfortabler genutzt werden. Innerhalb von zwei Monaten war die erste Testversion fertig, Anfang 2010 konnte das System voll genutzt werden“, so Karina Fütterer.

Ergebnisse auf Knopfdruck
In der Praxis funktioniert der Workflow nun ganz einfach: Der Sachbearbeiter erzeugt in SAP einen Excel-Export, der alle Daten der Budgetstruktur, wie zum Beispiel Ordnerverzeichnisse mit Ober- und Unterposten, enthält. Über den X4 Excel-Adapter werden diese Informationen in den X4 Budgetplaner eingelesen, den der Sachbearbeiter über einen Browser aufruft. Auf Knopfdruck stehen ihm diese Daten in der benutzerfreundlichen grafischen Bedienoberfläche sofort zur Bearbeitung zur Verfügung. Jede Position befindet sich in einem Datensatz und kann beliebig modifiziert werden. Der Sachbearbeiter kann mit dem im X4 Budgetplaner integrierten Dual-Screening die Jahreswerte für zwei Vergleichsjahre, sowie alle Positionen gleichzeitig betrachten und sich farblich markierte Über- oder Unterschreitung anzeigen lassen. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist, können die Daten wieder über den Excel-Adapter in eine Excel-Schablone übertragen werden. Durch die Planungsfunktionalitäten ist es möglich einzelne Posten auszuwählen, neue hinzuzufügen und zu bearbeiten sowie Simulationsrechnungen durchzuführen.

Fazit
Als größte Vorteile des neuen Business Process Management Systems im Bereich Budgetplanung nennt Karina Fütterer die optimale Datenqualität und Revisionssicherheit sowie die Einhaltung der Vorgaben für das „Unbundling“. Außerdem ersparen die automatisierten Workflows manuellen Bearbeitungsaufwand und gleichzeitig werden damit auch Ãœbertragungsfehler vermieden. Die sehr gute Zusammenarbeit ist ein weiterer Grund für interessante Nachfolgeprojekte.

Über Erdgas Südwest
Die Erdgas Südwest GmbH in Ettlingen ist eine Tochtergesellschaft der EnBW und versorgt mehr als 55.000 Industrie-, Gewerbe- und Haushaltskunden. Aktuell beliefert Erdgas Südwest 93 Gemeinden in Nordbaden, Oberschwaben, auf der Schwäbischen Alb sowie am westlichen Bodensee. Zum verantwortungsvollen und nachhaltigen Handeln gehört für Erdgas Südwest auch mit moderner Technik und innovativen Ideen neue Wege zu beschreiten. Innovativ ist Erdgas Südwest auch bei Lösungen für die effiziente Verarbeitung der nachgelagerten kaufmännischen Prozesse. Denn vor allem hier lassen sich Kosten einsparen.

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