Einführung von Internen Kontrollsystemen (IKS) im Mittelstand

Jede Geschäftsführung und jeder Vorstand haben die gesetzliche Verpflichtung, ihren Betrieb mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“ zu organisieren und auszugestalten. Hierunter wird auch die Einrichtung eines der Organisation angemessenen Internen Kontrollsystems verstanden, das drei wesentliche Ziele hat:

* Effektivität der Prozesse, worunter das möglichst gradlinige Durchlaufen eines Geschäftsvorfalls ohne Umwege zu verstehen ist
* Effizienz der Prozesse, worunter das möglichst günstige Aufwands-Ertragsverhältnis zum Erreichen des Prozesszieles zu verstehen ist und
* Compliance (Ordnungsmäßigkeit) der Prozesse, worunter die Sicherung der Regeleinhaltung, unabhängig davon, ob es sich um Gesetze oder interne Vorgaben handelt, zu verstehen ist.

„Ein IKS kann effektiv, aber mittelstandskonform auch schlank aufgebaut werden“, so Elmar Schwager, Geschäftsführer von The AuditFactory. „Für jeden unternehmensinternen Ablauf reichen im Durchschnitt ein halbes Dutzend Schlüsselkontrollen, dann ist man sicher und ordnungsgemäß unterwegs.“

Die Einrichtung eines IKS wird in mehreren Phasen durchgeführt, die bei entsprechender Mitarbeit des Unternehmens in wenigen Wochen umgesetzt werden kann. Sie beginnt mit der Benennung der relevanten Prozesse, deren Aufnahme durch die Spezialisten von The AuditFactory und anschließend folgt die Entwicklung von angemessenen Kontrollen. Hier sind auf Grund von Kosten-Nutzen-Abwägungen die spezifischen Risiken des Unternehmens zu berücksichtigen; Informationen dazu können aus bestehenden Risikomanagement-Systemen bezogen werden. Nach einer Dokumentation des IKS kann dieses schließlich eingeführt werden.

Hier sei es wichtig, betont Schwager, dass die verantwortlichen Mitarbeitenden eine Möglichkeit eingeräumt bekommen, die konkrete Implementierung in ihrer Organisation zu diskutieren und Hilfestellungen zu erhalten. Diese IKS-Sprechstunden bietet The AuditFactory ebenfalls an.

Und schließlich kann ein IKS auch als Prüfungsgrundlage für eine Interne Revision dienen, die es als Sollkonzept für ihre Prüfungen heranzieht.

„Wir sehen einen klaren Effekt bei Mandanten, die ein IKS eingerichtet haben“, so Schwager abschließend. „Die Anzahl der Schwachstellen und deren Risikoeinschätzung sind signifikant niedriger als bei Unternehmen ohne IKS.“