Ein Fitnesskurs der etwas anderen Art

Holzminden/Hannover/Weinheim. Die ProMed Privatärztliche Abrechnungsgesellschaft mbH mit Sitz in Dortmund – ein Unternehmen, das hauptsächlich für Krankenhäuser Abrechnungen von wahlärztlichen Leistungen an Patienten erstellt – war bereits zwei Jahrzehnte erfolgreich am Markt, als erstmals betriebliche Herausforderungen auftraten, die man nicht mehr alleine zu lösen vermochte.

ProMed Geschäftsführer Mathias Schramm: „Ich wollte mich intensiver um die strategische Entwicklung des Unternehmens kümmern und das Operative mehr und mehr delegieren. Aber der Aufwand wuchs stetig, statt zu schrumpfen. Da alle Mitarbeiter dieses Gefühl teilten, war es an der Zeit, sich eine erfahrene Beratung ins Haus zu holen.“ Er nahm das Angebot der elpa consulting nach einem Bedarfsermittlungsgespräch mit dem geschäftsführende Gesellschafter Ralf Lappe gerne an: Zunächst im Rahmen einer zweitägigen Analyse den genauen Beratungsbedarf zu klären und anschließend über die weitere Beauftragung der elpa consulting zu entscheiden. Der Auftrag für eine eingehende Beratung wurde dann nach dem Abschlussgespräch mit dem Analytiker umgehend erteilt.

Folgende Beratungsschwerpunkte wurden gemeinsam definiert:
1) Die Einführung von Motivationsindikatoren für Mitarbeiter, um die Effizienz im Team zu erhöhen
• Dazu gehörte eine anonyme Mitarbeiterbefragung
• Eine Ausarbeitung und Einführung eines Mitarbeiterbeteiligungsmodells
• Stärkung der Mitarbeitermotivation durch klare Organisationsstrukturen und verbesserter Kommunikation sowie Verringerung von innerbetrieblichen Reibungsverlusten

2) Einführung von Kennzahlen
• Leichteres Identifizieren von Gewinn- und Verlustbringern
• Einführung von Kennzahlen
• Verbesserung der Grundlagen für die Angebotskalkulation
• Einführung von Kennzahlen zusammengefasst in einem „Management Cockpit“ zur Unternehmenssteuerung

3) Einführung eines individuellen Krisenplans bei Ausfall der Geschäftsführung
Kurzfristig übernahm der elpa-Berater Martin Bamme als Projektleiter die Beratung im Hause ProMed. Nach einem einführenden Gespräch mit dem Geschäftsführer wurde ein detailliertes Arbeitsprogramm und ein Maßnahmenplan als Richtschnur für das gesamte Beratungsprojekt erstellt.

Eine der ersten Maßnahmen war die Durchführung der anonymen Mitarbeiter-Befragung, um ungefilterte Meinungen und Stellungnahmen der Belegschaft zu erhalten und diese damit in den Beratungsprozess aktiv einzubinden. Die Ergebnisse waren sowohl für die Geschäftsführung als auch für die Mitarbeiter, denen die Auswertung der Befragung im Rahmen einer Betriebsversammlung präsentiert wurde, überraschend und lieferten schon insofern wertvolle Erkenntnisse. Weniger überraschend war, dass viele Mitarbeiter spürbare und somit „bremsende“ Mängel in der betrieblichen Kommunikation aufführten.

Nicht zuletzt deshalb wurden Stellenbeschreibungen eingeführt, die für mehr Klarheit und Verbindlichkeit über Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten führen sollen. „Eine Maßnahme, die in den von uns beratenen Unternehmen fast ausschließlich begrüßt wird.“, erklärt Horst Emde, geschäftsführender Gesellschafter der elpa consulting. Hier ließ der Erfolg nicht lange auf sich warten: Schon kurze Zeit später wurde von den Führungskräften des Dortmunder Abrechnungsunternehmens berichtet, dass einige Prozesse jetzt reibungsloser und zuverlässiger liefen.

Es wurde ein Mitarbeiter-Beteiligungsmodell ausgearbeitet, bei dem individuelle Leistung gefördert werden soll. Wichtig bei Maßnahmen dieser Art: Kein Unterlaufen des Team-Gedankens. Es muss vermieden werden, dass übermotivierte Arbeitnehmer Prämien auf Kosten von Kollegen erreichen können. Transparenz und einfache Handhabung sind weitere wichtige Parameter bei der Implementierung eines Beteiligungsmodells.

Damit eine höhere Transparenz des betrieblichen Geschehens der Geschäftsführung künftig besser fundierte Entscheidungen ermöglicht, wurden Kennzahlen zu Leistung und Produktivität sowie zu Wirtschaftlichkeit, insbesondere im Hinblick auf Dienstleistungsangebote und Kunden(gruppen) erhoben und erörtert. Dies soll noch weiter ausgebaut werden, um demnächst ohne besonderen manuellen Aufwand regelmäßig verlässliche, aussagekräftige Kennzahlen abrufen zu können.

Sensibilität war auch im Umgang mit den Dingen gefragt, die es im Zusammenhang mit dem plötzlichen Ausfall durch Unfall, Krankheit oder gar Tod des Geschäftsführers zu klären galt: Wer übernimmt in solchen Fällen die Vertretung, wie ist das Unternehmen fortzuführen, was ist dabei zu beachten, woher nimmt man die notwendigen Informationen? Und wer kümmert sich in solchen Fällen um die persönlichen Belange des Unternehmers, wie sichert man im Todesfall Hinterbliebene ab? Hierbei geht es um typische Tabu-Themen, denen sich fast niemand gerne stellt. Die spätere Gewissheit, eine gute Vorsorge für solche Fälle getroffen zu haben, lässt Unternehmer jedoch regelmäßig deutlich entspannter zurück.

Die Führungskräfte wurden im Rahmen des Coachings, das sich über mehrere Etappen erstreckte, sowohl in theoretischen Grundlagen unter anderem zu Führungsstil, Führungsgrundsätzen und Kommunikationsregeln geschult. Dabei ging der Berater auf individuelle Problemstellungen, die von Führungskräften als belastend empfunden wurden, ein und förderte ein gesundes Selbstbewusstsein im täglichen Umgang mit den Mitarbeiter.

Alle Schritte der Beratung wurden im engen Dialog mit dem ProMed Geschäftsführer Matthias Schramm vorgenommen, der somit stets über den Beratungsfortschritt informiert und in die jeweiligen Maßnahmen eingebunden war. Insgesamt konnte mit der durch die elpa consulting durchgeführten Beratung die ProMed Privatärztliche Abrechnungsgesellschaft mbH in ihrer Führungs-, Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit spürbar gestärkt und damit uneingeschränkt fit für die Zukunft gemacht werden.

Autor: Horst Emde

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