Düsseldorf, 01. Dezember 2010. In der Praxis trifft man häufig noch auf Außendiensttechniker, die ihre Berichte entweder auf Papier oder in einem Dokument mit Formularcharakter auf dem Notebook erstellen. Nachgelagerte Aktivitäten sind nicht direkt mit dieser Eingabe verbunden, sondern müssen manuell von Mitarbeitern der Disposition ausgelöst werden. Eine Folge daraus sind fehlerhafte, unvollständige und nicht transparente Informationen für verschiedene Interessengruppen ohne Nachverfolgungs- und Eskalationsfunktion. Der gesamte Prozess ist langwierig mit erheblichen Zeitverzögerungen, die vor allem vom Kunden nicht nachvollziehbar und noch weniger akzeptiert sind.
Unsere BPM-Suite schafft als zentrales Werkzeug eine Verknüpfung zu allen beteiligten Anwendungen, Daten und Medien. Die Eingabe der Informationen erfolgt über eine browserbasierte Maske, deren Zugang standortunabhängig und für die jeweiligen Fachbereiche individualisiert zur Verfügung gestellt wird. Aufgrund der Durchgängigkeit der rein elektronischen Erfassung gibt es im gesamten Prozess keinen Medienbruch.
Der Außendiensttechniker erhält eine Übersicht über die unvollständigen Vorgänge sowie die Möglichkeit, einen Montagebericht auch ohne bestehende Internetverbindung zu erstellen. Nach Eingabe beispielsweise der Maschinennummer werden die Kopfdaten und weitere Informationen aus den nachgelagerten Anwendungen vorbelegt. Die Auswahl des Verteilers wird durch Klickboxen vorgenommen und eine Aktivitätenliste ist in Form einer Tabelle mit Positionen angelegt. Die Kundenunterschrift kann z.B. über ein Signaturpad automatisch dem Bericht hinzugefügt werden. Individuelle Stellvertreterregelungen, die im Hintergrund fest definiert werden, greifen bei Eskalationen.
Ausgewählte Personen oder Abteilungen erhalten die Informationen aus dem Montagebericht automatisch und werden über die durchzuführenden Maßnahmen detailliert benachrichtigt. Die Daten werden mit Informationen aus den nachgelagerten Systemen (ERP, CRM, CAD etc.) automatisch angereichert. In der Aktivitätenliste können Zeitachsen definiert werden, z.B. wann der Vorgang erledigt sein muss. Nach Ablauf dieser Frist wird über verschiedene Medien erinnert oder eskaliert. Optional kann auch der Kunde direkt über den Fortgang der Aktivitäten über verschiedene Wege, wie z.B. E-Mail, SMS, Portal-Zugriff, etc. benachrichtigt werden.
Sämtliche Vorgänge sind jederzeit abruf- und nachvollziehbar und der jeweilige Status wird durch eine „Ampelschaltung“ gekennzeichnet. So kann beispielsweise eine Gesamtübersicht der offenen Status aller Montageberichte erzeugt und eingesehen werden; weitere Möglichkeiten zu Auswertungen und Simulationen unterstützen das Berichtswesen. Die erledigten Berichte inklusive aller Daten, Vorgänge und Bilder werden archiviert und können den nachgelagerten Anwendungen über Schnittstellen zugeführt werden.
Die Vorteile auf einen Blick
• Ein zentrales Tool zur Verwaltung und Bearbeitung sämtlicher Montageberichte mit Datenübernahme aus allen beteiligten Anwendungen, beliebig erweiterbar
• Montageberichte ohne Medienbrüche, konstantes Reporting und Monitoring der Prozessdurchläufe
• Automatische Eskalationen und Benachrichtigungen intern und extern, frei definierbar
• Übersicht der Aktivitäten jederzeit für alle Beteiligten sichtbar, dadurch schnellere Reaktionsmöglichkeit bei kritischen Abläufen
• Signifikante Prozessverkürzungen und automatische Übergabe an nachgelagerte Systeme bzw. zur Archivierung
• Umsatzsteigerung durch schnellere Reaktionszeiten
• Reduzierung von Prozesskosten
• Schneller Rollout, da keine Installation auf mobilen Endgeräten notwendig
Effizientes Montagebericht-Management durch zentrale Prozessplattform hinzugefügt von Presse am
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