Die Nachverfolgung von Dokumentenanpassungen kann durch verschiedene Prozesse und Arbeitsweisen umgesetzt werden. Ein weitverbreiteter Prozess ist dabei das Speichern einer Datei mit mehreren Namensendungen pro Version. Dies führt zu einer großen Ansammlung, deren Pflege und Kontrolle sehr aufwändig ist. Zudem ist der Vergleich zwischen den Versionen umständlich, da beide Dokumente bzw. Dateien geöffnet und verglichen werden müssen.
Microsoft hat diese Problematik erkannt und bietet im SharePoint Server 2010 (http://www.grobmanschwarz.de/sharepoint) eine Lösung an. Diese beinhaltet die Versionskontrolle durch einen Automatismus, welcher bei jedem Abspeichern die Änderungen als Version hinterlegt. Die Versionen werden nicht als eigene Dateien abgelegt, sondern im Dokument mitangefügt und können bei Bedarf genutzt werden. Dadurch erhält man die Möglichkeit verschiedenste Änderungen in der Datei nachzuverfolgen und alte Versionen wiederherzustellen. Eine weitere Funktion ist die Unterscheidung zwischen Haupt- und Nebenversion. Weit verbreitet ist die Vorgehensweise, dass ein Dokument so lange in der Nebenversion 1.1, 1.2 … 1.n abgespeichert wird, bis dieses von einer höheren Instanz genehmigt wurde und somit als Version 2.0 gilt. Diese Versionen können jederzeit innerhalb des Dokumentes verglichen und wiederhergestellt werden.
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Dokumentenmanagement Versionskontrolle mit dem SharePoint Server 2010 hinzugefügt von Presse am
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