DokFlow-Technologie – automatische Verarbeitung von Dokumenten in der Versicherungsbranche

Mit der DokFlow-Technologie können die verschiedensten Dokumente und Dateiformate automatisiert kategorisiert und verarbeitet werden. Derzeit unterstützt die DokFlow-Technologie die Dateitypen BMP, TIF, TIFF, JPG, JPEG und PFD. Versicherungsmakler, welche das Agenturverwaltungssystem Agentura von ASAsoft GmbH nutzen, wurden hierzu mit dem ebenfalls neu entwickelten DokFlow-Manager ausgestattet. Dieser beinhaltet auch die Verarbeitung von Dokumenten, welche via zeitsprung-Client der Firma zeitsprung von den Versicherungsgesellschaften per Bipro Norm empfangen werden. Alle anderen Dokumente, einschliesslich eigener Scanns werden vom DokFlow-Manager automatisch an den DokFlow-Analytics-Service übermittelt, welcher von der Firma ASAsoft GmbH betrieben wird. Hierbei werden der Text der Dokumente mittels modernster OCR-Software extrahiert. Dieser Text wird nach mehr als 2700 Wortkombinationen analysiert um die Kategorie des Dokumentes zu ermitteln. Dies ist derzeit bei 94 Prozent aller Dokumente möglich. Die verbleibenden 6 Prozent werden optisch mit Dokumentvorlagen abgeglichen, was zu einer einwandfreien Kategorisierung von insgesamt fast 99 Prozent aller Dokumente führt. Ebenfalls wird eine im Dokument vorhandene Vertrags-, Versicherungsschein- oder Schadennummer extrahiert. Kategorie und Vertragsnummer werden dann an den Dokflow-Manager zurück übermittelt.
Dieser kann auf Grundlage der Kategorie und der Vertragsnummer des Dokumentes das Dokument beim richtigen Vertrag, Schaden oder Vorgang automatisch abgelegt werden. Zeitgleich werden in Abhängigkeit von der Art des Dokumentes noch weitere Vorgänge wie der Versand von Mails an Vermittler, Versicherer oder Kunde vorgenommen, Termine oder Widervorlagen im Agentursystem erstellt, wenn Dokumente nachbearbeitet werden müssen. Provisionslisten und GDV-Datenlieferungen werden automatisch an die zuständige Mitarbeiter im Unternehmen verteilt. Der DokFlow-Analytics-Service läuft auf Servern der Firma ASAsoft GmbH in einem der modernsten Rechenzentren Deutschlands. Derzeit können in der Minute minenstens 200 Dokumente verarbeitet werden, nachdem Anfang Dezember ein weiterer Server dem Verbund zugefügt wurde.
Die Entwicklung der DokFlow-Technologie wurde in nur 5 Monaten bewerkstelligt und ist ein wesentlicher Faktor für die erfolgreiche Einführung von Digitalisierungsprozessen bei Versicherungsmaklern.

  branchensoftware, digitalisierung, dokumentenverarbeitung, dokumentenverwaltung, software, versicherungsmakler