Berlin, 31. Juli 2013. Die callas software GmbH (Halle 5, C41), Anbieter leistungsfähiger PDF-Technologien für das Publishing, die Druckproduktion und Dokumentenarchivierung, präsentiert auf der diesjährigen DMS EXPO in Stuttgart eine neue Version ihres pdfaPilot. Im Mittelpunkt des Releases 5.0 stehen zusätzliche Funktionen, mit denen Anwender E-Mails komfortabel im PDF/A-Format archivieren können. Wird dazu der Normteil PDF/A-3 verwendet, sind die elektronischen Nachrichten samt Anhängen im archivtauglichen PDF/A-Format sowie die originale E-Mail in einer Datei verknüpft. Darüber hinaus unterstützt der pdfaPilot 5.0 den seit Kurzem verfügbaren Release Candidate des ZUGFeRD-Datenformats. ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“ und erleichtert künftig den Austausch sowie die Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Außerdem bietet der pdfaPilot 5.0. flexiblere Gestaltungsmöglichkeiten zum Einbetten von Dateien bei der Erstellung von PDF/A-3-Ãœbersichtsseiten.
Die Archivierung von elektronischen Nachrichten samt Anhängen in unterschiedlichen Formaten ist komplex, weil die langfristige Reproduzierbarkeit sichergestellt sein muss. „Anbieter von ECM-Systemen gehen oft den Weg und überführen E-Mails in ihr Produkt“, sagt Dietrich von Seggern, Business Development Manager bei callas software. „Damit wird der E-Mail-Server zwar entlastet, aber es ist nicht sichergestellt, dass die Mails, beispielsweise im msg-Format, auch langfristig lesbar sind. Ebenso verhält es sich mit den Attachments in unterschiedlichsten Formaten.“ callas empfiehlt deshalb eine konsequente E-Mail-Archivierung in PDF/A und hat den Funktionsumfang seines pdfaPilot entsprechend erweitert. Die neuen Funktionen stehen sowohl in der Server-Version als auch in der Desktop-Variante und im Software Development Kit zur Verfügung. Die Archivierung der E-Mails im PDF/A-2- oder PDF/A-3-Format erfolgt entweder automatisiert oder manuell. Ãœber hinterlegte Regeln definiert der Anwender beispielsweise, welche E-Mails in welchem Normteil archiviert werden oder wie der pdfaPilot Anhänge verarbeiten soll. So können diese ebenfalls nach PDF/A konvertiert, im Original eingebettet werden oder beides. Während der Konvertierung muss keine andere Software, wie beispielsweise MS Outlook oder ein anderer E-Mail-Client installiert sein „Der pdfaPilot agiert bei der E-Mail-Archivierung vollständig autark“, erläutert Dietrich von Seggern. „Die Software ist schnell implementiert und mit wenigen Einstellungen betriebsbereit. Darüber hinaus profitieren Anwender von einer ausgesprochen hohen Performance.“
Darüber hinaus hat callas auf den seit Kurzem verfügbaren Release Candidate des ZUGFeRD-Datenformates bereits reagiert und seinen pdfaPilot entsprechend angepasst. Mit der offiziellen Verabschiedung des ZUGFeRD-Datenformates, die voraussichtlich zum Jahresende erfolgen wird, haben Unternehmen einfachere Möglichkeiten, Rechnungen elektronisch auszutauschen und vor allen Dingen zu verarbeiten. Denn die auf diesem Datenformat basierenden elektronischen Rechnungen beinhalten in einer Datei ein archivierbares PDF/A-Dokument und einen maschinell nutzbaren XML-Datensatz. Mit dem callas pdfaPilot können Anwender diese Dateien erstellen, prüfen und verarbeiten.
Eine weitere Neuheit sind die zusätzlichen Gestaltungsmöglichkeiten von Übersichtsseiten in einer PDF/A-3-Datei. Diese lassen sich bei der Generierung einer PDF/A-3-Collection automatisiert erzeugen und geben Aufschluss darüber, welche Dokumente in der PDF/A-3 eingebettet sind. Anwender haben nun mehr Flexibilität und können diese Seiten an ihre individuellen Anforderungen anpassen.
Zusätzlich hat callas software im pdfaPilot die Transparenzreduzierung für PDF/A-1 sowie den Export nach PDF/UA (barrierefreies PDF) bzw. ePub, das Standardformat für eBooks, optimiert. Eine weitere Detailverbesserung ist, dass die Regeln zum Ersetzen nicht vorhandener Schriften sich nun flexibler gestalten.
Preise und Verfügbarkeit
Der callas pdfaPilot 5 ist für Anwenderunternehmen in zwei Versionen verfügbar:
Der callas pdfaPilot Server 5 kostet 4.499 Euro und beinhaltet eine vollständige Hotfolder-Schnittstelle, Kommandozeilen-Unterstützung und ein vollständiges SDK. Er unterstützt Multiprozessor-Umgebungen bei der Validierung von PDF/A-Dateien.
Der callas pdfaPilot Desktop 5 kostet 379 Euro. Er verarbeitet einzelne Dokumente oder bei Nutzung der Stapelfunktion komplette Ordner. Als Plug-in für Adobe Acrobat oder als schnelle Einzelapplikation beinhaltet der callas pdfaPilot zahlreiche Tools, die Dokumente PDF/A-kompatibel machen.
Für Softwarehäuser, die den pdfaPilot in ihr Produkt integrieren möchten, steht ein SDK zur Verfügung. Preise auf Anfrage.
Weitere Informationen unter:
http://www.goodnews.de
DMS EXPO: callas software zeigt E-Mail-Archivierung mit PDF/A hinzugefügt von Presse am
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