Direktes Scannen in den Archivierungsprozess auf Knopfdruck

CM Studio .CAPTURE in der Standard-Edition bietet eine vollständige Integration für Dokumentenscanner in die elektronischen Archivierungsprozesse von CM Studio .DMS-SERVER und CM Studio .ECM-SERVER

Nach dem Motto:
-> Posteingang prüfen -> Dokumente scannen -> elektronisch bearbeiten & archivieren

erweitert CM Studio .CAPTURE Standard die Funktionalität jedes lokalen Dokumentenscanners um Netzwerk- und Remote-Funktionen wie Scan-to-FTP, direktes Scan-to-Application in die SQL-Datenbank von CM Studio .DMS-SERVER und CM Studio .ECM-SERVER sowie Scan-to-SMTP-Email unter Einbindung eines lokalen oder gehosteten E-Mail Servers.
Hierbei muss der Dokumentenscanner lediglich in der Lage sein aus seiner Scan-Software Die CM Studio .CAPTURE Software nach dem Scan-Prozess zu starten und das gescannte Dokumente zu übergeben.

CM Studio .CAPTURE Standard besteht aus zwei zentralen Komponenten:

1. dem Capture-Profile Konfigurator, mit dem der Anwender mit wenigen Mausklicks Scan-Profile für die Kommunikation zwischen seinem Dokumentenscanner und dem Dokumenten-Management Server von MASCH anlegt. Hierbei kann der Anwender eine beliebige Anzahl von Scan-Profilen definieren, um seine individuellen Scanziele, also die –Aktenordner– im CM Studio .DMS-SERVER bzw. CM Studio .ECM-SERVER direkt von seinem Dokumentenscanner aus zu bedienen.

Dabei sind Einstellungen wie Scan-To-FTP u.a. für die Verwendung des –Virtual OCR-Connector– genauso möglich, wie direktes Scannen via Scan-To-HTTP in die SQL-Datenbank des CM Studio .DMS-SERVER bzw. des CM Studio .ECM-SERVER.
Der Capture-Profile Konfigurator ermöglicht dem Anwender über die klassischen Scanziele hinaus auch die Option Profile zur E-Mail Versendung von Dokumenten über einen vorhandenen SMTP-basierten Mail Server einzubinden. Dazu muss der Anwender kein Microsoft Outlook oder einen ähnlichen E-Mail Client auf seinem Arbeitsplatz installiert haben, sondern kann mittels SMTP-Authentifizierung direkt über seinen E-Mail Server versenden.

Dokumente direkt beim Einscannen indizieren und verschlagworten!
CM Studio .CAPTURE Standard kommuniziert und synchronisiert über eine integrierte XML-Schnittstelle mit dem CM Studio .DMS-SERVER oder dem CM Studio .ECM-SERVER des Anwenders und erlaubt es ihm, die Index-Suchfelder seines Archivs direkt mit dem zugehörigen Capture-Profil zu verankern. Der Anwender kann bei jedem Dokumentenscan die notwendigen Suchbegriffe und Schlagwortdaten direkt erfassen und den Nachbearbeitungsaufwand der gescannten Dokumente damit dramatisch senken!

2. und dem Scan-Profile Chooser,mit dem der Anwender die erstellten Scan-Profile als Scanziele für seine zu archivierenden Dokumente nutzen kann. Hierbei können Scanziele sowohl auf dem eigenen Netzwerkserver oder auf einem externen SMB- oder FTP-Server liegen.

Darüber hinaus bietet CM Studio .CAPTURE Standard als erste Scan-Applikation für CM Studio .DMS-SERVER und CM Studio .ECM-SERVER die direkte Ablage von Dokumenten in die SQL-Datenbank der Dokumenten-Management Lösungen von MASCH Software Solutions.
Der Scan-Profile Chooser ermöglicht dem Anwender über einen Vorschaubutton die Voransicht des gerade gescannten PDF-Dokuments. Dies erleichtert die Verschlagwortung und die richtige Zuordnung der Dokumente zum Zielordner innerhalb des CM Studio .DMS-SERVER oder dem CM Studio .ECM-SERVER.

CM Studio .CAPTURE Standard bietet optional auch OCR-Unterstützung bei durchsuchbaren PDF-Dokumenten.

Weitere Informationen zum CM Studio .CAPTURE Standard findet man unter:

www.masch.com

Weitere Informationen unter:
http://www.msitec.de

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