Ende 2009 entschied sich die Unternehmensführung der XXXLutz Gruppe, die bestehende PROXESS-Installation zu erweitern. Zusätzlich zum warenwirtschaftlichen PROXESS-Archiv wurde nun der Aufbau eines digitalisierten Personalarchivs mit PROXESS realisiert.
Ausschlaggebend für die Entscheidung, mit PROXESS 5 alle Personalakten digital zu archivieren und zu verwalten, war das neue dreistufige Sicherheitskonzept. Das komplett überarbeitete Sicherheitskonzept der Version PROXESS 5 erfüllte alle Voraussetzungen, die für XXXLutz für die Einführung eines digitalen Archivs im Personalbereich notwendig waren.
Dreistufig auf Nummer sicher gehen
Neu in PROXESS 5 ist der PROXESS-Supervisor, der sich nur über Smartcard und PIN-Eingabe autorisieren kann. Allein dieser Supervisor kann – ohne jegliche System- oder Programmierkenntnisse – Benutzer mit funktionalen und inhaltlichen Rechten ausstatten. Zudem kann er die Benutzerverwaltung an Bereichsadministratoren (z. B. Personalleiter) delegieren. Weder Datenbank- noch Systemadministrator haben „per se“ Zugriff auf sensible Daten und Dokumente.
Alle digital archivierten Dokumente selbst werden außerdem durch Verschlüsselung gesichert. Ein Zugriff auf Dateiinhalte von außen z. B. durch Entwenden externer Speichermedien (DVD´s) wird damit unmöglich.
In einem dritten Schritt werden nicht nur die Dateiinhalte sondern auch deren Metadaten verschlüsselt. Eine systemseitige Prüfung der Datenintegrität macht den Versuch von Datenmanipulationen somit sichtbar und nachvollziehbar.
Die Verschlüsselungen erfolgen dabei systemseitig und damit mitarbeiterunabhängig. Auch nach dem Ausscheiden eines verantwortlichen Mitarbeiters können verschlüsselte Daten und Dateien so wieder entschlüsselt und eingesehen werden.
Digitales Personalarchiv der XXXLutz-Gruppe mit PROXESS 5 hinzugefügt von Presse am
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