Die DOCBOX® bildet dabei für das Dokumentenmanagement sowie die Archivierung von digitalen Daten das Rückgrat für zahlreiche Geschäftsprozesse in der Personalverwaltung. Personalakten werden in der Abteilung schnell und revisionssicher archiviert. Alle Mitarbeiter*innen der Abteilung haben nun durch die spezielle Workflow-Funktion der DOCBOX® jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Versionen der Personalakten. Aufgrund der integrierten OCR-Software, mit deren Hilfe die Dokumente beim Archivieren indiziert und verschlagwortet werden, können die Mitarbeiter*innen alle relevanten Informationen schnell wiederfinden. „Das Archivieren mit der DOCBOX® geht wirklich so einfach, wie Sie es versprochen haben, und wir konnten auch tatsächlich nach einer kurzen Einweisung sofort loslegen“, berichtet Renate von Steenis begeistert. Als weiterer Vorteil erweist sich für den DRK-Landesverband Badisches Rotes Kreuz die enorme Einsparung an physikalischem Archivspeicherplatz.
Die digitale Personalakte automatisiert Personalprozesse
Der DRK-Landesverband hat erkannt, wie vorteilhaft es ist, relevante interne Prozesse digital und elektronisch abzubilden und damit transparenter zu machen. Auf der Basis elektronischer Personalakten lassen sich Abläufe nicht nur automatisieren, sondern vor allem optimieren. Digitalisierte Dokumente lassen sich mit der DOCBOX® zentral speichern sowie verwalten und können direkt für interne Arbeitsprozesse genutzt werden. Alle benötigten Unterlagen stehen bei Bedarf sofort allen berechtigten Personen zur Verfügung und können zudem stetig erweitert werden.
Die digitale Personalakte schafft Transparenz und Effizienz
Die Vorteile der Digitalisierung der Personalunterlagen mit der DOCBOX® beruhen auf den schnellen Zugriffsmöglichkeiten, dem optimalen Überblick sowie der zentralen Archivierung. Die digitale Personalakte enthält alle personalrelevanten Daten. Die DOCBOX® schafft somit die Basis für effizientes Bewerbermanagement, Weiterbildungsplanung oder Reisekostenabrechnung. Und dies völlig unabhängig von Zeit und Ort.
Datenschutz und Sicherheit haben höchste Priorität
Die digitale Personalakte garantiert die konsequente Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien. Die elektronische, revisionssichere Archivierung mit der DOCBOX® schafft Sicherheit. Das DMS ermöglicht durch Workflow-Prozesse automatisierte Benachrichtigungen aller mit bestimmten Prozessen befassten Mitarbeiter*innen und stellt alle relevanten Dokumente in der jeweils aktuellsten Version zur Verfügung. Die DOCBOX® ist browserbasiert und lässt sich problemlos in bereits bestehende Software-Applikationen integrieren.
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