Die Bedienungsanleitung: Kompakt UND komplett bitte!

Es klingelt – die Post steht mit den heiß ersehnten Kopfhörern vor der Tür. Die neue Errungenschaft kommt mit einem dicken Paket an Funktionen sowie Ausstattung für Job und Alltag. Fehlt jetzt die Bedienungserklärung im Paket, kann das die gute Laune schnell verderben. Geht es um einen komplexeren Maschinen- oder Möbelaufbau, scheint es mit fehlender Erklärung nahezu aussichtslos. Auch eine umständlich geschriebene bzw. zu knappe Anleitung sorgt mitunter für Frust. Mit einer guten Bedienungsanleitung hingegen können mögliche Missverständnisse vermieden und die Kundenzufriedenheit gefördert werden.

Bedienungsanleitung ganz grundsätzlich

Mit den ersten Werkzeugen entstanden auch die ersten Bedienungsanleitungen. In der Steinzeit malten unsere Vorfahren entsprechende Verwendungshinweise in Felswände. Heute können viele Infos zu Produkten schon per QR-Code gescannt werden. Die grundsätzlichen Anforderungen an eine Bedienungsanleitung haben sich bis heute nicht geändert. Ein neues Produkt will genutzt und dementsprechend verstanden werden. Zu den nötigen Informationen und den versprochenen Funktionen des Produkts gehört deshalb der gesamte Prozess: Von der Installation und Inbetriebnahme bis hin zur Montage und Fehlerbehebung (ggf. gehören hier auch Kontakt- und Service-Optionen dazu). Wer Hilfe für das Erstellen einer Bedienungsanleitung braucht, wird online fündig: Inzwischen gibt es komplette Leitfäden dafür zu finden. Hier geht es Schritt für Schritt um vorbereitende Aspekte wie die Identifikation der Produkt-Zielgruppe, umfassende Recherche zu Problemlösungen und das Produkt als Verkäufer vollständig zu verstehen (das Produkt intern testen). Für die Umsetzung, z. B. die Sprache, gilt es, informativ sowie verständlich zu agieren. Von großer Bedeutung sind darüber hinaus Aufbau, Struktur und das Anschauungsmaterial. Viele Experten bieten auch zusätzliche Informationen rund ums Thema, z. B. die Unterscheidung zwischen einer Bedienungs- und Montageanleitung.

Montage vs. Bedienung – Der Unterschied

Bedienungsanleitungen (BDA) werden u. a. auch Gebrauchsanleitungen genannt. Oft fallen ebenso Begriffe wie die Wartungsanleitung und die Montageanleitung mit in den Topf. Zwar gehören alle diese Anleitungen zur externen Technischen Dokumentation (Produkt wird mit dazugehörigen Dokumenten ausgeliefert), dennoch gibt es teilweise Unterschiede, vor allem zwischen der BDA und Montageanleitung (MA). Die BDA wird für so genannte vollständige Maschinen benötigt, das sind z. B. Werkzeugmaschinen: Eine Bohrmaschine ist soweit funktionstüchtig sofern sie beispielsweise mit Strom versorgt wird. Es gibt aber auch die unvollständigen Maschinen und hier kommt die MA zum Einsatz. Das Maschinenteil muss, um zu funktionieren, Teil einer anderen Maschine sein. Die MA betrifft also alle Teile, die per Montage, an- bzw. eingebaut werden (z. B. Antriebssysteme und Getriebe).

Vollständig verständlich – Das gehört in eine gute BDA

Informationen zum Produkt

Umgang

Nutzerverhalten sowie mögliche Problemlösungen

Aspekte der Gefahr und Sicherheit

technische Daten

Funktionsbeschreibung

Wartung und Instandhaltung

ggf. Entsorgungsvorschriften

Das gute Recht nicht vergessen

Für die externe Technische Dokumentation müssen die Forderungen aus den EG-Richtlinien und Normen (sowie die rechtliche Absicherung seitens des Herstellers) erfüllt sein. Dazu gehören:

Aufbau und Inhalt nach den gültigen Regeln bzw. Normen

das Durchführen einer Risikobeurteilung

das Beachten internationaler Bestimmungen (falls relevant)

erfolgreiches Ãœbersetzungsmanagement (falls relevant)

Ob digital oder analog: Für eine möglichst erfolgreiche BDA müssen auch Faktoren wie Software, Sprache Stil & Layout mit bedacht werden. In Zeiten des Internets sollte außerdem der Punkt Barrierefreiheit nicht vergessen werden. Eine umfassendes Dokumentationskonzept ist von großem Vorteil, auch wenn es – laut Experten – nicht die eine, perfekte BDA gibt. Auch mit einer ausführlichen Zielgruppen-Analyse bleiben die Bedürfnisse der Kunden individuell. Dennoch: Es lohnt sich, Mühe und Zeit in die BDA und Co. zu investieren. Das Benutzererlebnis ihres Produkts und die langfristige Kundenbindungen können davon erheblich profitieren.