DGSFG-Steuertipp für April 2018: Die Betriebsprüfung der Zukunft (FOTO)

Bei einer Betriebsprüfung in der Praxis oder Apotheke kommen
Versäumnisse und Fehler bei Buchhaltung und Dokumentation von Belegen
und Aufzeichnungen schnell zum Vorschein. Dann besteht die Gefahr,
dass das Finanzamt den Umsatz durch eine Schätzung nach oben
korrigiert – was richtig teuer werden kann. Wie Praxis- oder
Apothekeninhaber dieses Risiko vermeiden können, erklärt
Steuerberater Oliver Büttner von der Deutschen Gesellschaft
Selbständiger Fachberater für das Gesundheitswesen (DGSFG) e.V.

Das Bundesministerium der Finanzen hat in einem ausführlichen
Schreiben am 14. November 2014 festgelegt, welche „Grundsätze zur
ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz
GoBD) steuerpflichtige Unternehmungen zu beachten haben. Diese
Grundsätze sind für die Finanzämter verbindlich und es ist sicher,
dass deren Einhaltung einen Schwerpunkt in zukünftigen
Betriebsprüfungen bilden wird.

Hohe Anforderungen an die steuerrechtlich relevanten Systeme und
Prozesse

Die Anforderungen an die steuerrechtlich relevanten Systeme und
Prozesse der elektronischen Datenverarbeitung gehen dabei über die
Aufgabenbereiche der Buchführung und Jahresabschlusserstellung
hinaus, mit denen Sie zumeist Ihren Steuerberater beauftragt haben.
Sie betreffen auch die sogenannten Vor- und Nebensysteme, die Sie in
Ihrer Praxis einsetzen. Dabei handelt es sich um alle betrieblichen
Systeme, Apparaturen oder ähnliches, die für die Buchführung
relevante Daten generieren und empfangen. Das ist beispielsweise die
Software, mit der Sie Abrechnungen erstellen und Rechnungen
schreiben, das Kassensystem, mit dem Sie Ihre baren Geschäftsvorfälle
aufzeichnen oder das Programm, mit dem Sie E-Mails empfangen. Lassen
Sie uns im Folgenden einige Spannungsfelder aus den Anforderungen der
Finanzverwaltung und den in der Praxis häufig zu beobachtenden
Prozessen herausgreifen.

Revisionssicherheit der steuerrechtlich relevanten Vor- und
Nebensysteme

Von übergeordneter Bedeutung ist, dass alle von Ihnen eingesetzten
Datenverarbeitungssysteme revisionssicher sind: Gefordert wird, dass
alle empfangenen und generierten Daten und Dokumente unveränderbar
gespeichert werden. Für den Fall, dass Änderungen nach der
Archivierung vorgenommen werden, müssen diese protokolliert werden.
Was im Einzelnen geändert worden ist, muss nachvollziehbar sein. Die
Erfassung und unveränderbare Speicherung aller Daten und Dokumente
hat dabei zeitnah zu erfolgen. Sie muss für den gesamten, in der
Regel zehnjährigen Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Angebote
oder Ausgangsrechnungen müssen zum Beispiel ab dem Zeitpunkt
unveränderbar archiviert werden, wenn sie an Ihre Patienten
verschickt werden. Buchungsbelege, wie beispielsweise Eingangs- und
Ausgangsrechnungen, müssen in der Regel monatlich in der Buchhaltung
erfasst und unveränderbar festgeschrieben werden.

Wenn die Unveränderbarkeit einmal gespeicherter Dokumente nicht
gewährleistet ist, betrachtet die Finanzverwaltung eine Manipulation
grundsätzlich als möglich. Beispielsweise ist nicht mehr zweifelsfrei
nachvollziehbar, ob die zum Prüfungszeitpunkt vorgelegte Rechnung
tatsächlich mit der ursprünglich gestellten Rechnung übereinstimmt.
Im Zweifelsfall kann schon allein die theoretische Möglichkeit der
Manipulation ausreichend sein, dass Umsatzhinzuschätzungen im Rahmen
einer Betriebsprüfung vorgenommen werden. Die Finanzverwaltung geht
nach unseren Informationen davon aus, dass nahezu sämtliche im
Heilberufebereich verfügbaren Abrechnungsprogramme diese
Anforderungen (noch) nicht erfüllen.

Einsatz von MS-Word und MS-Excel

Nicht GoBD-konform sind alle Dokumente, die Sie in Word oder Excel
erfassen und als Datei in einem normalen Dateimanager und nicht
zeitnah in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichern. Das gilt
für alle steuerrechtlich relevanten Dokumente, wie zum Beispiel für
Ausgangsrechnungen oder Kassenbücher. Da in Word oder Excel erstellte
Dokumente ohne revisionssichere Archivierung jederzeit überschrieben
werden können, ohne dass diese Änderungen dokumentiert werden,
genügen diese nicht den Anforderungen der Finanzverwaltung.

E-Mail-Empfang und Portalabrufe

Da heutzutage auch immer mehr Belege als E-Mail-Anhang empfangen
oder aus Portalen abgerufen werden, gelten auch hier die vorgenannten
Anforderungen. Auch diese Dateien müssen unveränderbar gespeichert
werden. Die Speicherung einer PDF-Datei im Dateimanager ist nicht
ausreichend. Parallel ist auch zu prüfen, ob gegebenenfalls die
E-Mail selbst als Beleg zu werten ist. Hat die E-Mail nicht nur die
Funktion eines Briefumschlags, sondern enthält sie ebenfalls
rechnungsrelevante Informationen, ist die E-Mail ebenfalls als Beleg
zu archivieren.

In diesem Zusammenhang ist insbesondere auf den Grundsatz der
sogenannten Formattreue hinzuweisen. Das heißt, dass originär
elektronisch empfangenen Belege wie Rechnungen oder Kontoauszüge auch
digital archiviert werden müssen. Die Archivierung des
Papierausdrucks eines elektronisch empfangenen Dokuments entspricht
nicht den Anforderungen der GoBD und wird seitens der
Finanzverwaltung als formeller Fehler der Buchführung gewertet.

Verfahrensdokumentation

Aufgrund des Umfangs und der Komplexität der eingesetzten
elektronischen Systeme und Prozesse in der Praxis verlangt die
Finanzverwaltung, dass diese in einer sogenannten
Verfahrensdokumentation detailliert beschrieben werden. Darin müssen
Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis des datenverarbeitungsgestützten
Verfahrens schlüssig dargestellt werden. Ein sachverständiger Dritter
muss sich in angemessener Zeit einen Gesamtüberblick über die
eingesetzten Systeme und Prozesse verschaffen können.

Das Nichtvorhandensein einer Verfahrensdokumentation führt zwar
nicht zwingend zu einer Hinzuschätzung oder Verwerfung der gesamten
Buchführung. Dennoch empfehlen wir Ihnen, eine Dokumentation der von
Ihnen eingesetzten Systeme und Prozesse zu erstellen. Wenn in
Betriebsprüfungen formelle oder materielle Beanstandungen auftreten,
könnte eine fehlende Verfahrensdokumentation nachteilige Auswirkungen
haben oder schätzungserhöhend wirken.

Darüber hinaus bietet Ihnen die Analyse und Dokumentation der
bestehenden Systeme und Prozesse in einer Verfahrensdokumentation
auch die Chance, bestehende Fehlerquellen oder Optimierungspotentiale
in Ihren internen Prozessen zu erkennen.

Professionelle Unterstützung durch die Fachberater der DGSFG

Hinzuschätzungen in einer Betriebsprüfung, noch dazu aufgrund
formaler Gründe, sind stets unangenehm. Damit Praxis- oder
Apothekeninhaber sie effektiv vermeiden können, sind einige
Besonderheiten zu beachten. Um mit den Risiken einer Betriebsprüfung
unter den beschriebenen erhöhten Anforderungen nicht allein zu
bleiben, helfen Ihnen die Experten der Deutschen Gesellschaft
Selbständiger Fachberater für das Gesundheitswesen (DGSFG) e.V.
dabei, die genannten Anforderungen zu erfüllen. Einen kompetenten
Ansprechpartner in Ihrer Nähe finden Sie unter
www.dgsfg.de/fachberatersuche.

Mit freundlichen Grüßen,

Oliver Büttner Mitglied in der DGSFG

Pressekontakt:
Verena Busch/Jonas Kühn
Rothenburg & Partner Medienservice GmbH
Friesenweg 5F
22763 Hamburg

Tel.: 040 889 10 80
E-Mail: busch@rothenburg-pr.de
kuehn@rothenburg-pr.de

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