Der schmale Pfad zur gesetzeskonformen Emailarchivierung

Durch die immer stärkere Bedeutung des Emailverkehrs für die Unternehmen, haben sich in den vergangenen Jahren auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen angepasst. Praktisch jedes Unternehmen ist heute gezwungen eine Emailarchivierung vorzunehmen. Hierbei ist den Unternehmen nicht immer bekannt was archiviert werden muss oder sollte und was nicht archiviert werden darf. Die Liste der gesetzlichen Vorschriften ist entsprechend lang und für das einzelne Unternehmen nicht immer zu durchschauen.

In der bisherigen Praxis hat sich dabei herauskristallisiert, dass Unternehmen gut daran tun den privaten Emailverkehr ganz zu verbieten. Entscheiden sich Unternehmen dagegen für die Zulassung von privaten Emails am Arbeitsplatz, so entstehen große Regulierungsanforderungen für den Arbeitgeber, an dessen Ende er dennoch häufig gefahrläuft an irgendeinem Ende ein Gesetz nicht einzuhalten. Aber auch bei einem Verbot der privaten Nutzung sollte sich ein Unternehmen immer über die Rechte und Pflichten im Klaren sein und die Emailarchivierung auf dessen Grundlage sorgfältig auswählen.

Zum Beispiel fordert das Bundesfinanzministerium, dass steuerlich relevante Dokumente bei einer Betriebsprüfung unmittelbar lesend zur Verfügung stehen müssen. Was dabei steuerlich relevante Dokumente sind, entscheidet das Finanzamt dabei letztlich alleine. Daher ist es nicht alleine damit getan eine ordentliche Emailarchivierung einzurichten, sondern es sollten auch sinnvolle Klassifizierungen des Emailverkehrs vorgenommen werden. Ansonsten können durch nicht nachvollziehbare oder fehlende Emailkorrespondenzen Nachforderungen oder andere Sanktion denkbar sein.

Fazit: Die Emailarchivierung ist mit ihren vielen Schnittmengenthemen (z.B. Emailverschlüsselung, Emailrichtlinie oder auch Anforderungen des Datenschutz an das Emailsystem) ein komplexes System, welches mit allen Facetten genau durchdacht, geplant und umgesetzt werden sollte.

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