conarum Einführung SAP Volltextsuche mit TREX

Problemstellung
An den Business Objekte im Bereich SAP Qualitätsmanagament (QM) wie z.B. Prüflos oder Q-Meldung sind über die generischen Objektdienste Dokumente wie z.B. eMails, PDF Dokumente oder Microsoft Office Dokumente durch die Anwender hinterlegt worden. Diese werden über die Business Document Services in ein zentrales Dokumentenmanagementsystem abgelegt.
Um einen Vorgang zu selektieren, konnte nur die Standardsuchhilfe zum Prüflos/meldung verwendet werden. Das war zeitaufwändig und unzureichend, da direkt in den Dokumenten der Anwender nicht nach Schlagworten oder Begriffen suchen konnte. Außerdem sollte die Darstellung und das Verwendung für den Anwender verbessert werden.

Lösung
Mit Hilfe des SAP TREX Indexserver wurde die Möglichkeit geschaffen, dass der Anwender nach Dokumenten, die über die generischen Objektdienste zum Business Objekt abgelegt wurden, sehr schnell suchen kann.
Der Anwender kann wie gewohnt über die Wertehilfe (F4 Hilfe) die Volltextsuche aufrufen und verwenden. Es ist kein zusätzlicher Schulungsaufwand notwendig.
In der Trefferliste werden die einzelnen Treffer bewertet –Ranking- und sortiert, so dass die Treffer mit der größten Übereinstimmung zur Suchanfrage zuerst in der Liste angezeigt werden.
Des Weiteren kann auch eine kombinierte Suche aus Volltext und bestimmten Objektattributen durchgeführt werden.

Der Indexgesamtaufbau erfolgt mit Hilfe eines Reports. Die laufende Aktualisierung erfolgt anhand eines Änderungszeigers. Die Daten werden an den TREX Queue Server übergeben, der periodisch die Indizierung durchführt.

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