clavis integriert Risk Assessment-Lösung in das SAP der Ruhr Oel GmbH

In Raffinerien sichert die Instandhaltung den reibungslosen Anlagenbetrieb. Die Integration der vorbereitenden und begleitenden Maßnahmen in das Maintenance Management System, insbesondere die Risikobeurteilung von Instandhaltungsarbeiten, gewinnt auch für die Arbeitssicherheit zunehmend an Bedeutung. Die Aspekte Risikominimierung und effizienter Betrieb auf einen Nenner zu bringen, ist hierbei die eigentliche Herausforderung.

Die Ruhr Oel GmbH in Gelsenkirchen nahm sich dieser Thematik mithilfe der clavis Unternehmensberatung aus Köln an. Hier konnte in der Raffinerie eine lückenlose Genehmigungsprozedur entwickelt werden, in der alle denkbaren Gefährdungen beurteilt, systematisch erfasst und mit entsprechenden Schutzmaßnahmen verknüpft werden. So wurde der reibungslose Betrieb sichergestellt und gleichzeitig das Sicherheitsmanagement deutlich verbessert.
Bisher basierte der Workflow bei der Ruhr Oel GmbH auf der Nutzung von Access-Datenbanken und Paperwork. Dies brachte aufgrund der fehlenden Integration mit dem zentralen SAP ERP jedoch Probleme mit sich. Die doppelte Erfassung von Arbeitsaufträgen, Vorgängen und Equipments war nicht nur zeitraubend, sondern auch fehleranfällig.

Der neuen Lösung liegt der Einsatz des SAP-Instandhaltungsmoduls PM zugrunde. Dieses Modul bietet zwar keine ausgeprägte Funktionalität zur Verwaltung von Gefährdungs-beurteilungen und zum Drucken von Freigabe-Scheinen. Den clavis Beratern gelang es jedoch, die notwendigen Bearbeitungstransaktionen in Form eines CoW RA-Cockpits zu ergänzen – und zwar mit einem überschaubaren Budget und einer Projektlaufzeit von weniger als sechs Monaten.

Eine weitere Aufgabe bestand darin, diejenigen Anwender zu überzeugen, die bisher wegen der Komplexität und der mangelnden Benutzerfreundlichkeit einen großen Bogen um das SAP-System gemacht haben. Durch eine raffinierte interaktive Ampelsteuerung und den Einsatz von signifikanten Farbcodes und Symbolen konnte die RA-Anwendung praxisnah und selbsterklärend gestaltet werden. Auf diese Weise ließ sich der Schulungsaufwand auf 2-3 Stunden pro Anwender reduzieren. Nach kurzer Zeit nutzten bereits Hunderte von Mitarbeitern das neue System.

„Wir sind sehr beeindruckt, wie wir unsere Prozesse im Bereich Arbeitssicherheit mit einer vergleichsweise geringen Investition so deutlich optimieren konnten“, resümiert Jörg Steinborn, verantwortlich für den Risk Assessment- und Erlaubnisscheinprozess bei der Ruhr Oel GmbH in Gelsenkirchen. „Die Herangehensweise der clavis Berater eröffnet uns außerdem neue Perspektiven auf die Verbesserung weiterer Prozesse, nicht nur an anderen Standorten, sondern auch in anderen Unternehmensbereichen.“

In einem Großstillstand im Herbst 2010 kam erstmals die ebenfalls von der clavis entwickelte mobile Freischaltabwicklung zum Einsatz. Die Monteure vor Ort konnten die erfolgte Freischaltung unmittelbar zurückmelden und so wertvolle Zeit sparen. Über einen Workflow wurde die Kontrolle durch den Betrieb angestoßen, die ebenfalls mobil erfolgte. Mithilfe der von SAP empfohlenen Anbindung über Syclo konnten die Benutzer ungestört von Verbindungsabbrüchen ihre Arbeit im Feld verrichten, während im Hintergrund der Syclo Agentry-Server die Synchronisierung überwachte. Im Backend wurde die von SAP gelieferte Freischaltabwicklung (PM-WCM) durch einen Queue-Monitor und ein Fehlerhandling ergänzt.

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