Chancen 2012: Drei Schritte zum effizienten Dokumentenmanagement

Gerd Rüsse, Konzernstratege der TA Triumph-Adler
GmbH, Marktführer im Managed Document Business, erklärt, welche drei
Schritte 2012 im Dokumentenmanagement von Kostendruck zu
Effizienzsteigerung und Ressourceneinsparung gegangen werden sollten.

Der Kostendruck an allen Fronten wird auch 2012 weiter zunehmen:
Davon ist Gerd Rüsse überzeugt. Vor allem der Mittelstand wird es
sich nicht erlauben können, Sparpotenziale ungenutzt zu lassen. Nicht
anders die Behörden: Die öffentlichen Haushalte sind auf allen Ebenen
in einer prekären Lage und die Bürgerinnen und Bürger erwarten zu
Recht sparsames Wirtschaften in den Verwaltungen.

Der Konzernstratege sieht im zunehmenden Kostendruck Chancen, die
leicht genutzt werden können. Drei Schritte, so Rüsse, führen zu den
Zielen Effizienzsteigerung und Ressourceneinsparung:

1. Transparenz schaffen

Ein erster Schritt für ein verbessertes und effizienteres
Dokumentenmanagement ist die Analyse von Workflows, der
Geräteinfrastruktur sowie aller direkten und indirekten, insbesondere
auch der administrativen Kosten. Rüsse: „Wer hier Transparenz
schafft, wird später die richtigen Entscheidungen treffen. Denn erst
auf einer validen Grundlage lassen sich sinnvoll und signifikant
Kosten sparen.“

2. Prozesse analysieren

Ein zweiter wichtiger Schritt ist die Analyse: Welche Prozesse
müssen papiergebunden laufen? Mit der Digitalisierung werden Prozesse
sicherer, ist der Stratege überzeugt: „Fehler in der Ablage werden
vermieden, Kosten gespart und Mitarbeiterressourcen geschont: Denn
aufwendige Dokumentensuche kostet Geld und Zeit.“

3. Umweltanalyse durchführen

„Green IT“ – für viele nicht mehr als ein Schlagwort. „Dabei
schlummert hier echtes Potenzial“, erklärt der erfahrene Manager. Die
Fragen lauten hier: Wo lässt sich Strom sparen? Wo Müll vermeiden? Wo
Verbrauchsmaterial einsparen? Wo kann auf langlebige Komponenten
umgestellt werden?

Gerd Rüsse fasst zusammen: „Wer Transparenz schafft, Prozesse und
Umweltauswirkungen analysiert, ist einem effizienten, kostensparenden
und ressourcenschonenden Dokumentenmanagement drei große Schritte
näher gekommen.“ Mit mehr als 15 Jahren Erfahrung im Document
Business beim Marktführer TA Triumph-Adler empfiehlt er die
Zusammenführung unterschiedlicher Systemkomponenten samt
individueller Wartungsverträge in ein einheitliches
Dokumentenmanagement, bei dem ein homogener oder auch heterogener
Gerätepark einheitlich organisiert und gewartet wird. Mit KIRK, dem
Managed Print Konzept mit integrierten Hardware-, Software- und
Servicemodulen, hat TA Triumph-Adler 2011 ein Instrument entwickelt,
das erhebliche Effizienzpotenziale auszuschöpfen vermag, die sonst
übersehen oder gar übergangen werden. Die Initiative Mittelstand hat
das überzeugt und KIRK als IT-Innovation des Jahres ausgezeichnet.
Das Managed Print Konzept ist Teil der Managed Document Services, bei
denen das Traditionsunternehmen mit Sitz in Nürnberg seit Jahren
Marktführer ist. Rüsse betont, dass das Effizienzpotenzial weniger in
den Geräten als vielmehr in den Prozessen des Dokumentenmanagements
liege. Diese zielführend zu analysieren, entsprechende Lösungen zu
erarbeiten und zu implementieren – das laufe am besten auf einen
Partner für das gesamte analoge und digitale Dokumentenmanagement
hinaus.

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Bildunterschrift: Gerd Rüsse, Konzernstratege der TA Triumph-Adler
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