Best Practice im Umgang mit E-Mails

1. Aufgepasst bei automatischer Weiterleitung
Auf den ersten Blick scheint die automatische Weiterleitung eingehender E-Mails während der Abwesenheit eine praktische Sache. Allerdings sollte man vorher genau überlegen, ob sich unter den eingehenden Nachrichten nicht auch Informationen befinden könnten, die nicht für die Augen anderer bestimmt sind. Besser ist es, eine automatische Nachricht an den Absender schicken zu lassen, aus der hervorgeht, in welchen Fällen welche Person als Vertretung angesprochen werden kann. So kommt niemand in die missliche Lage, dass sensible, persönliche Informationen von Dritten eingesehen werden können.

2. Finger weg von privater Korrespondenz
Ob Arbeitnehmer an ihrem Arbeitsplatz privat E-Mails versenden dürfen, regelt jedes Unternehmen selbst. Nach dem Datenschutzgesetz bleibt Unternehmen die Einsichtnahme in die private E-Mail-Korrespondenz ihrer Belegschaft verwehrt. Im Urlaub kann das schnell zu heiklen Situationen führen; denn sobald Unternehmen unerlaubt Einsicht in die private elektronische Post ihrer Mitarbeiter nehmen, verstoßen sie gegen geltendes Recht. Mitarbeiter sollten deshalb freiwillig auf den Empfang und Versand privater E-Mails verzichten. Mit dieser Maßnahme bewahrt man sich selbst, Kollegen und Vorgesetzte vor bösen Überraschungen und unangenehmen Situationen.

3. Da ist der Wurm drin
Nicht alles ist vertrauenswürdig, was während des Urlaubs im Postfach eingeht. Am häufigsten werden Rechner über E-Mail-Anhänge mit Computerwürmern und Spyware infiziert. Gerade Geschäftsleute sollten aus diesem Grund niemals leichtfertig mit ihren E-Mails umgehen. Vor dem Öffnen einer verdächtigen Datei sollten diese in einem separaten Ordner gespeichert und mit Anti-Viren- und Anti-Spionage-Programmen durchleuchtet werden. Eine gute Möglichkeit sicherzustellen, dass die Mail von einem bestimmten Absender kommt, ist auf eine fortgeschrittene digitale Signatur zu bestehen. Damit wird gleichzeitig die Beweiskraft dieser Nachrichten für einen eventuellen Rechtsstreit gestärkt.

4. Archivierung von Mails
Je nach Dateninhalten schreibt die Gesetzgebung vor, wie lange und in welcher Form Dokumente aufbewahrt werden müssen. Was vielen nicht bewusst ist: Das gilt auch für E-Mails. Mitarbeiter, die ihre elektronische Post auf eigene Faust nach archivierungswürdig oder -unwürdig sortieren, verändern oder löschen, handeln hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht grob fahrlässig. Je mehr E-Mails jemand empfängt, desto hilfreicher ist ein elektronisches Archiv, das die Mitarbeiter bei dieser Aufgabe unterstützt. Ist ein solches System im Unternehmen nicht vorhanden, sollte man sich selbst eine geeignete Ordnerstruktur überlegen und E-Mails im Zweifelsfall lieber dort ablegen, bevor man wild drauflos löscht.

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