Die Ausgangssituation stellte sich wie folgt dar:
Die Bedarfsmeldungen zu einem mobilen Endgerät bzw. Änderungswünsche zu bestehenden Mobilfunkverträgen erreichen die zuständige Sachbearbeiterin per E-Mail oder Telefon. Die Sachbearbeiterin bestellt dann bei dem Mobilfunkprovider per E-Mail ein neues Endgerät mit dem passenden Vertrag. Hier fließt das Know-How der Sachbearbeiterin ein, die beurteilen muss, welche Kombinationen sowohl den technischen Bedingungen des Providers als auch den Unternehmensregularien entsprechen. Damit eine Rechnungsregulierung mit Bestellbezug möglich ist, erstellt die Sachbearbeiterin eine entsprechende Bestellung im SAP ERP System für die anfallenden Einmalkosten. Die Rückmeldungen seitens des Mobilfunkproviders zur Freischaltung des Mobilfunkvertrages mit der zugeteilten Telefonnummer erfolgt wieder per E-Mail. Die Sachbearbeiterin muss nun die erhaltenen Daten in eine Anwendung zur Verarbeitung der Mobilfunkrechnungen eingeben. Dies ermöglicht später eine reibungslose Zuordnung der entstandenen Verbindungsentgelte zu den Kostenstellen der Mitarbeiter.
Schnell wurde klar, dass diese Prozessabwicklung durch die wiederholte manuelle Eingabe redundanter Daten in verschiedenen Systemen zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Das Ziel des Projektes war diese redundante Eingabe von Daten zu Vermeiden und nach Möglichkeit die Daten vom Endanwender erfassen zu lassen. Dies wurde durch die Anbindung der CTO Applikation eines externen IT-Dienstleisters erreicht.
Von dem neuen Prozess profitieren die verschiedenen Parteien wie folgt:
Im Unternehmen des DBC-Kunden werden die Daten vom Endanwender eingeben und die Sachbearbeiterin hiervon entlastet. Der Endanwender kann den Status des Beschaffungsvorgangs jederzeit selbst eingeben. Die Datenpflege in anderen Systemen entfällt. In der IT-Landschaft wird für den neuen Prozess kein neues System benötigt – das bereits bestehende Beschaffungssystem konnte verwendet werden. Das Know-How bezüglich der Mobilfunkverträge mit den Endgeräten muss nicht in eigenen Systemen abgebildet werden.
Der externe IT-Dienstleister kann sich mit seiner CTO Applikation auf das Mobilfunkgeschäft konzentrieren und muss nicht Strukturen oder Genehmigungsregeln des Kunden abbilden.
Der Mobilfunkbetreiber wiederum erhält die Aufträge elektronisch in einem Format, so dass er diese in seinem System automatisiert einbuchen kann. Die manuellen Arbeiten auf seiner Seite entfallen damit.
Weitere Informationen unter:
http://www.deutsche-bc.com
Best Practice e-Procurement für Mobilfunkabwicklung hinzugefügt von Presse am
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