Bare Münze für christliche Jugendarbeit / CVJM spart mit Dokumentenmanagement von TA Triumph-Adler

Beim CVJM-Westbund wird so kostenbewusst
kalkuliert wie im Controlling eines Großkonzerns: „Jeder Euro, den
wir administrativ sparen, geht in die Jugendarbeit“, erklärt Johannes
Uhl, Leiter der Buchhaltung und verantwortlich für die Wuppertaler
Häuser des Christlichen Vereins junger Menschen (CVJM). Dass der
Landesverband im Dokumentenmanagements seit Mitte vergangenen Jahres
mit TA Triumph-Adler zusammenarbeitet, zahlt sich aus – dadurch haben
sich die Kosten deutlich verringert und so werden diese Ersparnisse
2012 der christlichen Jugendarbeit zugutekommen.

Viel Arbeit – viele Dokumente

Der CVJM ist die weltweit größte überkonfessionelle
Jugendorganisation. Als mitgliederstärkster Landesverband koordiniert
die Geschäftsstelle in Wuppertal 650 angeschlossene Vereine. Die
Angebote für circa 73.000 Mitglieder und Besucher werden von etwa
20.000 Ehrenamtlichen organisiert. Unterstützt werden sie durch
Sozialpädagogen vor Ort, in den Regionen und durch 20 Hauptamtliche
des CVJM-Westbundes.

Rund 40.000 Farbdrucke produziert die hauseigene Druckerei
monatlich, ca. 22.000 Seiten entfallen auf die übrigen Arbeitsplätze.
Ein Volumen, das heute mithilfe von TA Triumph-Adler reibungslos
bewältigt wird. Bis Mitte 2011 plagte sich Uhl mit einer heterogenen
Systemlandschaft: Die externen Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten
mit einer unüberschaubaren Gerätevielfalt. „Bei Bedarf wurden Drucker
vom Discounter beschafft. Ohne Zubehör, das extra bestellt werden
musste. Wie das ins Geld geht, sieht man erst in der Summe der
Einzelposten“, erläutert Uhl.

Konkurrenzloses Konzept

Inzwischen sorgen 36 Multifunktionssysteme von TA Triumph-Adler
und ein Xerox-High-Volume-Printer für hohe Druckqualität.
Vorausgegangen waren intensive Gespräche mit drei Wettbewerbern,
erzählt Uhl, der sich bewusst für TA Triumph-Adler, die Spezialisten
im Document Business, entschied – für Hardware, Verbrauchsmaterialien
und technischen Support. „Ein Rundum-Sorglospaket, das wir gleich für
72 Monate übernommen haben“, freut sich Uhl. „Das konnten die
Wettbewerber uns nicht bieten, obwohl wirklich alle ihr Bestes
aufgefahren und jeweils die Vorteile herausgestellt haben. Am Ende
blieb TA Triumph-Adler konkurrenzlos in Qualität und
Leistungsfähigkeit sowie beim fairen und guten Preis.“

In guten Händen

Silke Uth, Gebietsverkaufsleiterin bei TA Triumph-Adler: „Wir
haben ein maßgeschneidertes Konzept mit vorwiegend einheitlichen
Systemen und einer Leistungsklasse gewählt. Durch die kombinierte
Druck-, Fax-, Kopier- und Scanfunktion ist der komplette
Arbeitsplatzbedarf abgedeckt.“

Statt Zeit und Mühe für den Support aufzuwenden, kann Uhl sich
heute auf Projekte wie die Sanierung der Freizeitstätten
konzentrieren. Systemstörungen behebt der Support von TA
Triumph-Adler binnen 24 Stunden. Uhl zeigt sich erleichtert: „Dass
alle wichtigen Punkte im Vertrag inkludiert sind, ist eine enorme
Entlastung. Ich muss kein Ersatzgerät besorgen, keine zeitraubenden
Diskussionen führen, kein Gerät einschicken. Stattdessen ist bei TA
Triumph-Adler jederzeit ein kompetenter Ansprechpartner erreichbar.
Und ich weiß mich bei Frau Uth in guten Händen, weil sie für uns
mitdenkt.“

Kostentransparenz

Trotz Reduzierung der Systemanzahl habe die Umstellung das gesamte
Team überzeugt: „Von einer Außenstelle hat tatsächlich ein Kollege
angerufen und sich für sein Gerät bedankt. Das habe ich vorher noch
nie erlebt, alle sind angenehm überrascht“, berichtet Uhl. Er lobt
auch die Kostentransparenz, denn die Arbeit des CVJM wird über
Spenden, teilweise auch Zuschüsse und Erlöse aus eigenen
Bildungsstätten finanziert. „Wir können unseren Förderern exakt
aufschlüsseln, für welches Projekt ihre Spenden verwendet werden.

Das Jahr hat für ihn gut angefangen. Uhl ist zuversichtlich, dass
sich bereits 2012 die ersten Ergebnisse auszahlen, die der CVJM dann
sinnvoll in Jugendprojekte investieren kann.

BILD unter: https://transfer.trio-group.de/getFile.php?id=c90364c9
BILDUNTERSCHRIFT: CVJM-Westbund: stark in der Jugendarbeit und beim
Dokumentenmanagement; Quelle: CVJM-Archiv

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Karl Rainer Thiel
Leiter Unternehmenskommunikation & PR
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