Aufbewahrungsfristen von Unterlagen – geschäftlich und privat

Jeder Gewerbetreibende in Deutschland ist verpflichtet,
geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach
Rechtsbereich und Branche gelten verschiedene Fristen. Auch als Privatperson
ist es sinnvoll, wichtige Dokumente sicher zu verwahren. In welchem Fall und
für welche Unterlagen welche Aufbewahrungsfristen gelten, erfahren Sie in
diesem Beitrag.

Die zwei Rechtsgrundlagen der Aufbewahrungsfrist in Unternehmen

Zwei Rechtsgrundlagen spielen eine übergeordnete Rolle bei
der Aufbewahrungsfrist von Dokumenten – zum einen das Steuerrecht, zum anderen
das Handelsrecht. In der Regel wird zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren
unterschieden.

Im Bereich des Steuerrechts werden die Pflichten in der
Abgabenordnung (AO) geregelt, beim Handelsrecht enthält das Handelsgesetzbuch
(HGB) die entsprechenden Vorschriften für Kaufleute. Sowohl die handels- als
auch die steuerrechtlichen Vorschriften stimmen größten Teils überein, wobei in
der betrieblichen Praxis insbesondere die steuerrechtlichen Vorgaben relevant
sind.

Die relevanten Unterlagen aus unterschiedlichen Datenquellen
sowie gescannte Papierdokumente lassen sich in elektronischer Form in einem digitalen
Papierordner zusammenfassen und aufbewahren. Auf diese Weise können die
Vorgaben im Bereich der Aufbewahrungsfrist für Unternehmen einfacher erfüllt
werden.

Zudem gibt es noch Vorgaben an die Aufbewahrungsfristen aus
anderen Rechtsgebieten. Hier sind beispielsweise das Arbeitsrecht, das
Sozialversicherungsrecht oder das Produkthaftungsgesetz zu nennen. Eine
Vielzahl von Schreiben des Bundesfinanzministeriums regelt die korrekte
Aufbewahrung, wobei das Dokument „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) hervorzuheben ist.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO für Gewerbetreibende

Die
Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen
Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Demnach ist derjenige, der zum Führen
von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese
aufzubewahren. Das heißt: Die Aufbewahrungspflichten gelten, wenn Sie
gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind. Ihre Geschäftsunterlagen müssen
daher verfügbar gehalten werden und für die festgesetzte Zeit aufbewahrt
werden.

Nach der AO ist eine Buchhaltung vorgeschrieben, wenn ein
Umsatz von mehr als 600.000 Euro beziehungsweise ab einem Gewinn von 60.000
Euro pro Jahr erreicht wird.

Darüber hinaus gelten für spezielle Berufe und Tätigkeiten
weitere Gesetze und Verordnungen, die zur Buchhaltung verpflichten.
Grundsätzlich gilt: Abhängig vom jeweiligen Dokument kann die
Aufbewahrungspflicht sechs oder zehn Jahre betragen.

Zehnjährige
Aufbewahrungsfrist:

• Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge,
  Bewertungsunterlagen, Quittungen, Schecks, Wechsel, Eigenbelege, Lohn- und
  Gehaltsabrechnungen, Kassenberichte, Steuerbescheide, Lieferscheine,
  Auftragszettel, Saldenlisten, Vertragsurkunden, Reisekostenabrechnungen und
  Warenbestandsaufnahmen)
• Inventare und Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen und Organisationsunterlagen
• Jahresabschlüsse
• Handelsbücher und Aufzeichnungen

Sechsjährige
Aufbewahrungsfrist:

• Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz
• Alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen

Zudem kann eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für
Dokumente gelten. Dies betrifft beispielsweise die Aufzeichnung von
Arbeitszeiten im Bereich des Mindestlohns oder als Auftraggeber von
Handwerksleistungen.

Empfehlungen für die Aufbewahrung im privaten Bereich:

Selbst für Privatpersonen ist es oftmals vorgeschrieben,
oder zumindest empfehlenswert, Unterlagen aufzubewahren. Folgende Zeitspannen
sollten daher bei diesen Dokumenten eingehalten werden:

• Zwei
  Jahre: Kassenbelege (Gewährleistungszeit), Handwerkerrechnungen (Ausnahme: fünf
  Jahre bei der Errichtung von Bauwerken)
• Drei
  Jahre: Mietverträge, Kautionsquittungen, Übergabeprotokolle
• Vier Jahre:
  Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)
• Sechs
  Jahre: Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen von
  Steuerpflichtigen
• 30 Jahre:
  Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen
• Für die
  gesamte Gebrauchsdauer: Nachweise für die Hautratsversicherung (Belege über
  Möbel, Elektronik oder Schmuck)
• für die
  gesamte Laufzeit: Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (Tagesgeld,
  Lebensversicherung oder Sparplan), Versicherungsunterlagen für jegliche Policen
• bis zur
  Rente: Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren
  (Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)
• ein Leben
  lang: Standesamtliche Urkunden (Geburts- oder Heiratsurkunden,
  Sterbeurkunden von Angehörigen), Schul- und Hochschulzeugnisse,
  Berufsabschlüsse, ärztliche Gutachten, Belege über vorhandenes Wohneigentum

Drei Tipps zu den Aufbewahrungsfristen

Mit diesen drei Tipps sorgen Sie für ein einfache Einhaltung
der Aufbewahrungsfristen und eine geordnete Dokumentenverwaltung:

1. Sprechen Sie vor jeder größeren Aktenvernichtung
   sicherheitshalber mit Ihrem Steuerberater. Das Finanzamt hilft, wenn Sie sich
   unsicher bei der Aufbewahrungsfrist von Belegen sind. Bei einer eventuellen
   Betriebsprüfung kommt es so zu keinem bösen Erwachen.
2. Fertigen Sie von jedem wichtigen Dokument eine
   Kopie an und bewahren Sie diese getrennt vom Original auf. Sie können die
   Unterlagen in einem Safe oder Bankschließfach unterbringen oder digital durch
   Einscannen ablegen. So kann sichergestellt werden, dass Sie selbst nach einem
   Einbruch oder Feuer darauf zugreifen können.
3. Nur Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse müssen
   in physischer Form aufbewahrt werden. Der Rest der aufbewahrungspflichtigen
   Unterlagen können auf einem Datenträger gespeichert werden, solange
   gewährleistet ist, dass die Daten zehn Jahre lang lesbar sind. Die räumlichen
   Kapazitäten des Unternehmens mit gefüllten Aktenschränken können so entlastet
   werden.

Unabhängig davon, ob Gewerbetreibende oder Privatpersonen: Das
Verwahren von wichtigen Unterlagen ist für alle Menschen empfehlenswert, damit
alle Informationen bei Bedarf zur Hand sind. Bei Unsicherheiten empfiehlt es
sich stets, sich zu informieren. Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen muss
nicht kompliziert sein und kann je nach Dokumentenart in digitaler oder
Papierform realisiert werden.