Microsoft und speziell Outlook erzeugen also häufig Abhängigkeiten in der Form, dass ein Programm ohne das Andere nicht vollständig verwertbar ist. Für Kunden und Nutzer bedeutet dies, dass man den Kosten und Preisen von Microsoft ausgeliefert ist, auch wenn die Programme, wie eben Outlook in Kombination mit Exchange, lohnend und effektiv sind.
Da diese Firmenpolitik naturgemäß Zweifler und Gegner auf den Plan ruft, werden seit dem Jahr 2001 laufend Alternativen hergestellt, die Microsoft Outlook ohne Exchange Server in vollem Maße verwenden können. Dabei handelt es sich um Produkte von Konkurrenzunternehmen, aber auch um sogenannte Open Source Projekte.
Microsoft Outlook bietet für ein Unternehmen die Möglichkeit, Kontakte, Aufgaben, Projekte und Termine zu verwalten. Dabei laufen alle Daten der Angestellten in einem zentralen Protokoll, dem MAPI-Protokoll des Exchange Servers, zusammen. Diese werden abgeglichen, sodass beispielsweise Besprechungen einfach und ohne Probleme angesetzt werden können; bei terminlichen Überschneidungen der Teilnehmer wird dies sofort angezeigt.
Dies ist natürlich nur ein Bruchteil des Funktionsumfanges von Outlook und Exchange, die interne Kommunikation wird beschleunigt, Projekte und Aufgaben können gemeinsam und zeitgleich bearbeitet werden – Groupware, also Gruppenarbeit, ist hier das Zauberwort.
Programme, die Microsoft Outlook ohne Exchange Server ermöglichen, liefern ähnliche und teilweise leicht verbesserte Funktionen. Ein Intranet wird eingerichtet, Microsoft Office kann ohne Weiteres eingebunden werden, nur die Preise sind geringer.
Microsoft Outlook ohne Exchange Server – das bedeutet vor allem für kleinere Firmen mit wenigen Angestellten eine Kostenersparnis, ohne auf die notwendigen Funktionen von Outlook und Exchange verzichten zu müssen.
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