Abläufe und Prozesse optimieren ist Pflichtprogramm für jede Organisation

Änderungen müssen von Managern aktiv mitgestaltet und vorgelebt werden.

Um in diesem Spannungsfeld reale Chancen zu haben und um diese auch nutzen zu können, bedarf es stetiger und wohl durchdachter Optimierungsmaßnahmen. Bevor es aber soweit ist, muss eine klare Vorstellung über die richtige Ausrichtung der Organisation entwickelt werden. Auf dieser Basis gilt es dann die Abweichungen zwischen der Vision und der aktuellen Situation richtig zu interpretieren und bedarfsgerecht zu handeln. Dies fällt vor allem etablierten Unternehmern, Managern und Führungskräften nicht immer leicht.
Änderungen müssen von Managern aktiv mitgestaltet und vorgelebt werden.

Die Macht der Gewohnheit ist bekanntlich stark und steht vielen Führungskräften im Weg. Veränderung soll verstanden und aktiv in einer Weise gestaltet werden, die die Menschen effektiv zusammenbringt und Begeisterung für die neuen Möglichkeiten schafft. Veränderungen können aber auch beunruhigen, so müssen Manager und Führungskräfte neben den Herausforderungen im Tagesgeschäft für Verständnis und eine fruchtbare Grundlage bei den Mitarbeitern sorgen. Gleichzeitig muss ein neuer Blickwinkel für die relevanten Veränderungsaktivitäten entwickelt und neben der Umsetzung so verankert werden, dass eine kontinuierliche Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit gesichert ist. Hierbei spielt die Hilfe durch einen erfahrenen und vertrauensvollen Partner eine wichtige Rolle. Schließlich geht es darum, die richtigen Verluste im eigenen Geschäft zu identifizieren und nachhaltig zu eliminieren um Abläufe und Prozesse auf die Strategie abzustimmen.

Die international aufgestellte Unternehmensberatung Solving Efeso, die von Berlin aus Unternehmen, Organisationen und öffentliche Einrichtungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz berät, hat in den vergangenen Jahren ein ganzheitliches Konzept entwickelt und vielerorts erfolgreich angewendet. Mit diesem werden in den Bereichen Administration und Service aber auch in der Verwaltung und in öffentlichen Einrichtungen zielorientierte und nachhaltige Verbesserungen unter Einbeziehung aller Mitarbeiter realisiert. So hilft Solving Efeso Unternehmern, Managern und Teammitgliedern, ihre Leistungsfähigkeit und die Wirtschaftlichkeit aller Geschäftsprozesse zu verbessern. Die systematische Beseitigung von Prozessverlusten erfolgt über eine nachvollziehbare und strukturierte Vorgehensweise, die alle Mitarbeiter mit einbezieht. Nachhaltige Verbesserung im Sinne von Solving Efeso erfolgt nur durch konsequente Teamarbeit, wobei alle Akteure befähigt werden mit den neuen Herausforderungen umzugehen und zur richtigen Zeit die richtigen Methoden und Techniken einzusetzen.

Mit der Ausrichtung auf Administration, Service, öffentliche Einrichtungen und Verwaltung hat Solving Efeso eine Vorgehensweise für Kunden geschaffen, die so von anderen Unternehmensberatungen nicht angeboten wird. Neu ist die Idee nicht, seit 1979 wird sie von Solving Efeso in der gesamten Wertschöpfungskette – von Produktionsunternehmen und seit einigen Jahren neben Administration und Service auch in öffentlichen Einrichtungen und Verwaltungen – bemessen, weiterentwickelt und erfolgreich angewendet.

Es geht darum, die Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit einer Organisation zu steigern. Hierbei werden Nicht-wertschöpfende Tätigkeiten eliminiert, die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessert und schlanke Abläufe in die tägliche Arbeit integriert. Wenn die interne Organisation nicht rund läuft, merkt das vor allem der Kunde, deshalb bietet Solving Efeso aktive und nachhaltige Unterstützung im Bereich Change Management an. Hierbei werden gezielt der Wille und die Begeisterung aller Beteiligten für die anvisierte Veränderung aktiviert.

Es kommt nicht nur darauf an die richtigen Management Werkzeuge zu besitzen sondern diese zur richtigen Zeit richtig anzuwenden. Ursachen für Ineffizienzen sind meist komplex und haben sich über längere Zeiträume unterschwellig entwickelt. Dabei reichen diese von intransparenten Leistungen, mangelnder Fokussierung, über unzureichend gepflegte Datenbanken oder IT-Systemen bis hin zu mangelnden bzw. nicht genutzten Strukturen.

Die Regeln von Solving Efeso für eine effektive Bewältigung des Wandels sind einfach. Das Projektmanagement ermöglicht die Fokussierung aller Aktivitäten auf die Gesamtstrategie. Daneben beinhaltet das Change Management eine sensible Planungsphase und vor allem die Einbeziehung und Begeisterung der Menschen, die von den Änderungen betroffen sind und macht diese zu Beteiligten. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ermöglicht die Strukturierung, Standardisierung, Transparenz und Disziplin in der Nutzung der erarbeiteten Verbesserungen über spezifisch ausgewählte Methoden und Techniken.

Zur Erreichung der angestrebten Ziele werden verschiedene Handlungsfelder betrachtet und über speziell entwickelte Kompetenzsäulen auf die Vision getrimmt. Diese Säulen beinhalten Methoden und Techniken, die alle Maßnahmen zur Zielerreichung unterstützen und verfestigen bereits erreichte Ergebnisse. Diese Handlungsfelder führen nur in der Kombination mit einem umfassenden Projektmanagement und Change Management zu nachhaltig erfolgreichem Wandel.

Kompetenzsäulen für Administration, Service und Verwaltung:
1. Schwerpunktoptimierung
Ziel: Gezielte Verbesserung von Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit in einzelnen Bereichen
2. Office Management
Ziel: Maximierung der Effektivität und Effizienz im Office Management
3. Geschäftsprozessoptimierung
Ziel: Realisierung der zielführenden, effizienten Geschäftsprozessen
4. Effektive Organisation
Ziel: Optimaler Einsatz der notwendigen Ressourcen
5. Schulung und Training
Ziel: Vermittlung der notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten für Führungskräfte und Mitarbeiter

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